Lv.2 基本

Driveの画像から素材台帳を作る

使うAIOpenAIChatGPT

Driveの画像フォルダをつなぎ、ファイル名と参照先が分かる素材台帳を約20分で作ります。画像の利用可否は推測せず確認欄を残し、元の件数と保存したExcelを照合します。

始めるのに要るもの
  • Google Drive接続
  • ChatGPT Workを利用できるアカウント
  • 対象データにアクセスできるGoogleアカウント

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Work
利用条件
Work を使うので Plus 以上

サービスの認可と操作の許可は別に確認する。利用可否は組織設定や提供状況で異なる。外部データへの書き込みは行わない

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

公式情報3件

これで何ができるか

BEFORE画像素材がDriveに散らばり、どのファイルを使えるか確認する一覧がない。
AFTER元画像へ戻れる素材台帳を保存し、利用可否と管理情報を人が確認できる。

手順

1

対象の画像フォルダを決める

初回は使用権を確認した画像を3〜5枚選び、Driveの1フォルダへまとめます。元の枚数を控え、下位フォルダを含めるか決めます。今回は直下だけを対象にします。

✓ 対象フォルダのURLと、直下の画像枚数が分かっている。

2

使うサービスを接続する

ChatGPT Workのサイドバーで `プラグイン` を開き、Google Driveを選んで追加します。英語の画面では `Plugins` です。接続の案内に従い、対象データを持つGoogleアカウントを選びます。利用できない場合は、ここで止めて管理者や利用条件を確認します。

✓ Google Driveの接続状態と、使うGoogleアカウントを確認できる。

3

アクセス権と操作の範囲を確かめる

Googleの認可画面で、求められる閲覧・変更などの範囲を読みます。Google Drive以外のサービスも同時に表示されたら、その範囲も確認します。読むだけの権限に絞れるとは限りません。許可は会社の規程に従い、使わない操作は無効にできる範囲で切ります。

✓ 使うアカウント、許可した範囲、今回行う読み取りの操作を区別できる。

4

画像の一覧と参照先を受け取る

下のプロンプトにフォルダのURLを入れ、画像ファイルの情報を読むよう依頼します。まずファイル名とURLを列挙させ、別のフォルダや画像以外が混ざっていないか見ます。

✓ 元の画像枚数と一覧の件数を比べられる。

5

台帳に残す情報を確かめる

ファイル名、種類、更新日時、出典URLを確認します。分からない情報は空欄とし、撮影者や利用許諾を見た目から推測させません。URLを開き、元の画像へ戻れるか試します。

✓ 台帳の各行と元画像が対応し、権利の確認欄は人が記入できる。

6

台帳を保存して件数を合わせる

内容を確認したらxlsxにするよう依頼します。保存して開き、画像1枚につき1行あるか比べます。台帳を作る際に、元画像の名前や共有範囲は変更しません。Drive に保存するよう頼むと「ChatGPT に Google Drive の使用を許可しますか?」と聞かれます。`一度だけ許可` を選びます(`常に許可` は選びません)。数字や単位を読み違えることがあるので、少なくとも数行は元の表と1つずつ見比べます。

✓ 素材台帳・未取得情報の2シートを開け、件数が元画像と一致する。

使うプロンプト例

Driveの画像から素材台帳を作る
接続したGoogle Driveの指定フォルダから、画像素材の台帳を作ってください。
- 対象:画像フォルダのURLをここに入力
- 範囲:フォルダ直下の画像ファイルだけ。下位フォルダは対象外。
最初にファイル名とURLを一覧にしてください。対象と件数を私が確認してから台帳を作ります。
列は、ファイル名、取得できる識別情報、種類、更新日時、出典URL、管理担当、用途、利用許諾の確認、確認日。
管理担当、用途、利用許諾、確認日は人が入力する空欄にしてください。写真の見た目から撮影者、権利者、商用利用の可否を推測しないでください。取得できない情報は理由とともに別の一覧へ残してください。
同じ名前でも違うファイルは別行にしてください。共有リンクを新しく作ったり、元画像を改名・移動・削除したりしないでください。
確認後に「素材台帳」「未取得情報」の2シートでxlsxを作り、台帳の行数と列挙した画像数を報告してください。

うまくいかないとき

同じファイル名が複数あるときは
名前だけで同じ画像と決めず、ファイルのURLや識別情報を比べます。違うファイルなら、同名でも別の行として残します。
撮影者や利用許諾が埋まらないときは
画像だけでは判断できません。購入記録や管理者の情報を確認し、人が欄を埋めます。空欄のままでは利用可能と扱いません。
画像が見つからない、途中で止まるときは
アカウントの閲覧権限と対象フォルダを確認します。小さな範囲で再実行し、未取得の画像を区別して件数を合わせます。

安全に使うために

注意事項

  • 初回は架空の資料や少量のデータで、読むだけの作業を試す。対象を指定しても接続権限そのものがその範囲に限定されるわけではない。
  • 会社の規程に従って必要な接続だけを許可する。元データの編集、共有、削除、送信、予定の変更は依頼しない。
  • 不要になった接続は、Googleアカウントのサードパーティとの接続で対象サービスを確認する。アクセス権を削除する項目から解除し、接続できなくなったか確かめる。プラグインをアンインストールしても、別に認可が残る場合もある。

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