作業量と人数から当日の担当表を作る
当日の作業と見積時間、担当者が使える時間から、割り当て案を約15分を目安に作ります。担当できる条件と作業の順番を守り、時間の合計と割り当てられない仕事を確かめます。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat/Work/Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
手順はChatで書く。組織のAI利用規程を確認し、結果を元の材料と照合する
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat/Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
外部サービスを接続せず、結果を元の材料と照合する
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
作業と使える時間を分けて書く
当日に必要な仕事へT1などの番号を付け、見積時間と担当できる人を書きます。人の空き時間は、他の予定を除いた実作業時間の上限として示します。見積もりがない仕事は、時間未確認として残します。
✓ 各作業の時間と担当条件、人ごとの時間上限が分かる。
割り当て案を依頼する
作業の一覧を貼るか、ファイルのまま渡し、下のプロンプトを送ります。開始時刻は指定せず、実作業時間の合計と先に終える仕事を求めます。入らない仕事を無理に割り当てないよう伝えます。
✓ 作業IDごとの担当案と、未割り当ての理由が出ている。
条件と作業の順番を点検する
T2は担当B、T3は担当Aという条件を守っているか見ます。T2はT1が終わってから着手する関係も確認します。各作業が一度だけ割り当てられ、落ちている仕事がないか確かめます。
✓ 担当条件と順番を守り、作業IDの重複や抜けがない。
人ごとの時間を足し直す
担当者ごとに見積時間を手で足し、上限と比べます。見本の全作業は110分です。上限を超える人がいれば、担当条件を守って組み直させるか、未割り当てへ戻します。実際の開始時刻は別に調整します。
✓ 担当者別の合計が上限内で、割り当て分と未割り当て分が全作業に対応する。
担当者と確認して保存する
案を各担当者へ確認し、見積時間や担当条件が違う箇所を直します。確定した担当表と、未割り当ての仕事を保存します。時間が変わったら、元の見積もりを消さずに案を更新します。
✓ 人が確認した担当表と、調整が必要な仕事を分けて保存できている。
使うプロンプト例
以下の架空の作業を、当日の担当案にしてください。 担当A:使える実作業時間は60分。 担当B:使える実作業時間は60分。 これは1日全体で使える実作業時間の上限です。連続した空き時間や開始時刻は確認していません。 T1 備品の確認:30分。担当A・Bのどちらでも可。 T2 配布物の準備:45分。担当Bだけ。T1が終わってから着手する。 T3 申込内容の点検:20分。担当Aだけ。 T4 案内文の確認:15分。担当A・Bのどちらでも可。 担当できる条件と先行する作業を守り、同じ作業を重複させないでください。 出力は「作業ID・担当案・見積時間・先に終える作業」「人ごとの時間合計と残り」「未割り当てと理由」の3つに分けてください。 入らない仕事は未割り当てとして残し、開始時刻や完了時刻、時間未確認の仕事の見積もりを勝手に作らないでください。最適な割り当てだとは断定しないでください。
うまくいかないとき
- 一人の時間が上限を超えたらどうするか
- 担当者別に見積時間を足し直し、超過した分を示します。移せない仕事は未割り当てへ戻し、人が優先順位や時間を調整します。
- 同じ仕事が二人に入ったらどうするか
- 作業IDで照合し、必要な担当が一人なら重複を除きます。共同作業が必要な場合は、所要時間と分担を人が確認して入力し直します。
- 開始時刻まで決められたらどうするか
- 入力したのは1日の実作業時間の上限で、空き時間の枠ではないと伝えます。開始時刻を案から外し、担当者の予定は別に確認します。
安全に使うために
注意事項
- 氏名を担当A・Bに置き換え、病歴や私生活の事情を入力しない
- 時間と担当条件は人が確認し、AIの案だけで勤務や人事評価を決めない
- 残業や法令上の判断をAIに補わせない
広告関連する本
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