Lv.1 入門

作業量と人数から当日の担当表を作る

使うAIOpenAIChatGPTClaudeClaude

当日の作業と見積時間、担当者が使える時間から、割り当て案を約15分を目安に作ります。担当できる条件と作業の順番を守り、時間の合計と割り当てられない仕事を確かめます。

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Chat/Work/Codex
利用条件
Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる

手順はChatで書く。組織のAI利用規程を確認し、結果を元の材料と照合する

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

ClaudeClaude
使えるツール
Chat/Claude Code
利用条件
Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上

外部サービスを接続せず、結果を元の材料と照合する

手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。

公式情報4件

これで何ができるか

BEFORE作業の数だけで担当を決め、必要な時間や担当できる条件が偏っている。
AFTER作業時間を合計した割り当て案と、決められなかった仕事を人が確認できる。

手順

1

作業と使える時間を分けて書く

当日に必要な仕事へT1などの番号を付け、見積時間と担当できる人を書きます。人の空き時間は、他の予定を除いた実作業時間の上限として示します。見積もりがない仕事は、時間未確認として残します。

✓ 各作業の時間と担当条件、人ごとの時間上限が分かる。

2

割り当て案を依頼する

作業の一覧を貼るか、ファイルのまま渡し、下のプロンプトを送ります。開始時刻は指定せず、実作業時間の合計と先に終える仕事を求めます。入らない仕事を無理に割り当てないよう伝えます。

✓ 作業IDごとの担当案と、未割り当ての理由が出ている。

3

条件と作業の順番を点検する

T2は担当B、T3は担当Aという条件を守っているか見ます。T2はT1が終わってから着手する関係も確認します。各作業が一度だけ割り当てられ、落ちている仕事がないか確かめます。

✓ 担当条件と順番を守り、作業IDの重複や抜けがない。

4

人ごとの時間を足し直す

担当者ごとに見積時間を手で足し、上限と比べます。見本の全作業は110分です。上限を超える人がいれば、担当条件を守って組み直させるか、未割り当てへ戻します。実際の開始時刻は別に調整します。

✓ 担当者別の合計が上限内で、割り当て分と未割り当て分が全作業に対応する。

5

担当者と確認して保存する

案を各担当者へ確認し、見積時間や担当条件が違う箇所を直します。確定した担当表と、未割り当ての仕事を保存します。時間が変わったら、元の見積もりを消さずに案を更新します。

✓ 人が確認した担当表と、調整が必要な仕事を分けて保存できている。

使うプロンプト例

作業量と人数から当日の担当表を作る
以下の架空の作業を、当日の担当案にしてください。
担当A:使える実作業時間は60分。
担当B:使える実作業時間は60分。
これは1日全体で使える実作業時間の上限です。連続した空き時間や開始時刻は確認していません。
T1 備品の確認:30分。担当A・Bのどちらでも可。
T2 配布物の準備:45分。担当Bだけ。T1が終わってから着手する。
T3 申込内容の点検:20分。担当Aだけ。
T4 案内文の確認:15分。担当A・Bのどちらでも可。
担当できる条件と先行する作業を守り、同じ作業を重複させないでください。
出力は「作業ID・担当案・見積時間・先に終える作業」「人ごとの時間合計と残り」「未割り当てと理由」の3つに分けてください。
入らない仕事は未割り当てとして残し、開始時刻や完了時刻、時間未確認の仕事の見積もりを勝手に作らないでください。最適な割り当てだとは断定しないでください。

うまくいかないとき

一人の時間が上限を超えたらどうするか
担当者別に見積時間を足し直し、超過した分を示します。移せない仕事は未割り当てへ戻し、人が優先順位や時間を調整します。
同じ仕事が二人に入ったらどうするか
作業IDで照合し、必要な担当が一人なら重複を除きます。共同作業が必要な場合は、所要時間と分担を人が確認して入力し直します。
開始時刻まで決められたらどうするか
入力したのは1日の実作業時間の上限で、空き時間の枠ではないと伝えます。開始時刻を案から外し、担当者の予定は別に確認します。

安全に使うために

注意事項

  • 氏名を担当A・Bに置き換え、病歴や私生活の事情を入力しない
  • 時間と担当条件は人が確認し、AIの案だけで勤務や人事評価を決めない
  • 残業や法令上の判断をAIに補わせない

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