見積基準を登録して工数の見積表を作る
プロジェクトに標準時間と見積もりの基準を登録し、依頼内容ごとの工数表を約25分を目安に作ります。数量、単位、追加作業の条件を明記し、根拠のない時間は確認事項へ残します。
- プロジェクトの編集権限
- 承認済みの基準資料
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Work
- 利用条件
- Work を使うので Plus 以上
登録資料とプロジェクトの指示を編集できること。手順と成果物の確認はChatGPT Workで行う。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
資料と基準の版をそろえる
作業の種類、1件あたりの標準時間、初回だけかかる時間、適用条件を記した基準を用意します。見本は初期設定20分、資料1件あたり15分、資料4件の依頼です。
✓ 標準時間の単位と、初回作業を重複計上しない条件が分かる。
専用のプロジェクトに資料を登録する
今回の業務用にChatGPTのプロジェクトを作り、`ソース` タブの `ソースを追加` から承認済みの標準時間・見積もり条件・依頼内容と数量の資料を追加します。毎回使う資料はプロジェクトへ、今回だけの条件はチャットへ渡します。ファイルは追加やドラッグで渡せます。
✓ 登録した資料名と版が分かり、今回使う資料を取り違えていない。
プロジェクトの指示を登録する
右上の `…` から `プロジェクト設定` を開き、`指示` に次のルールを入れて `保存` します。 登録された時間と適用条件で計算する。数量と単位、計算式を示す。不明な作業は0分とせず別欄へ分ける。金額や納期を確約しない。 今回の依頼だけに使う値は`指示` へ入れず、依頼するチャットで指定します。
✓ 保存した指示を確認でき、見本の固有条件が共通ルールに混ざっていない。
新しいチャットで参照元を確認する
新しいチャットに依頼内容、数量、含める作業の範囲を渡します。使う標準時間と適用条件を先に並べ、似た名前の作業を勝手に同じものとして扱っていないか確かめます。
✓ 各作業に基準の出典があり、不明な作業が区別されている。
工数の見積表を作り、別の依頼でも試す
「使うプロンプト」の指示を渡します。作業ごとの数量×標準時間と、初回だけの作業を合計します。見本は20+15×4=80分です。標準時間に幅がある場合は、下限同士と上限同士の合計を別々に出します。 見本の合計が80分か確かめ、分と時間が混ざっていないか見ます。別のチャットで資料2件なら50分になるか試します。待ち時間や人の確認が別に必要なら、作業工数と分けて記します。
✓ 見本と根拠が合い、別のチャットでも登録資料と指示を参照している。
ファイルを保存し、設定の使い方を残す
確認した内容を `project-work-effort-estimate.xlsx` として作ってもらい、保存して開きます。資料の版と確認事項を残します。次回は同じプロジェクトから新しいチャットを始め、今回の条件だけを渡します。
✓ 保存した内容を開けて、使った資料の版と次回渡す条件が分かる。
使うプロンプト例
依頼内容:[作るものと作業]。数量:[件数と単位]。含める範囲:[作業の範囲]。除外する作業:[除外]。 登録した標準時間と見積もりの条件だけを使い、資料の版、適用条件、足りない情報を先に出してください。 作業、数量、単位、標準時間、初回だけの時間、計算式、小計、根拠を表にし、工数の合計を計算してください。初回の設定は基準に従って1回だけ計上します。基準のない作業は0分で埋めず、未確定の工数へ分けてください。 標準時間に幅がある場合は下限と上限の合計を示してください。作業に使う時間と、待ち時間や納期を区別してください。金額や納期の確約、顧客への送信、基準表の更新は行わないでください。 確認後、工数の見積表と確認事項を `project-work-effort-estimate.xlsx` にまとめてください。保存先の案内と、どこを点検したかも示してください。成果物を共有する操作は行わないでください。
うまくいかないとき
- 過去の実績より短い見積もりになるのはなぜか
- レビュー、修正、初回の設定などが対象から抜けていないか確かめます。標準時間の適用条件と実際の依頼が違うなら、基準を作る担当者に確認して見積もりを保留します。
- 登録した資料が読み取られないときはどうするか
- チャットが同じプロジェクト内にあるか、参照した資料名と版を確認します。取得できない資料は小さな見本へ分けて追加し、読めた見出しを先に出してもらいます。
- 資料が多く途中で止まるときはどうするか
- 参照する資料と見出しを絞り、処理した範囲と未処理を残します。全資料を読めたという回答だけで済ませず、結果の根拠を元資料で確かめます。
安全に使うために
注意事項
- 社内規程や顧客情報は、会社で許可された範囲だけを登録する。業務ごとにプロジェクトを分け、初回は見本で試す。
- 登録した資料を読むところから試す。後で外部接続を追加する場合は、アクセス権を必要最小限にし、書き込みを許可する前に操作を確認する。
- 共通資料や指示を使うのをやめる場合は、そのプロジェクトで新しい依頼をせず、資料と指示を自分の控えへ残す。その後、登録資料を整理する。削除画面の内容を確認し、他の人が使う資料を勝手に消さない。
- この手順では外部接続の解除は不要。保存済みの成果物や過去のチャットは設定の変更で消えないため、保管方法を確認する。
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