Lv.2 基本

用語集を登録して案内文を英訳する

使うAIOpenAIChatGPT

プロジェクトに用語集と翻訳ルールを登録し、案内文の英訳を約20分で作ります。指定語と数字を照合し、別のチャットでも同じ資料を参照できるか確認して、対訳を文書に保存します。

始めるのに要るもの
  • ChatGPT Workを利用できるアカウント
  • 登録してよい資料と`指示`

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Work
利用条件
Work を使うので Plus 以上

プロジェクトの`ソース` の資料と指示を使用。会社が許可した情報だけを登録する

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

公式情報2件

これで何ができるか

BEFORE案内文を英訳するたびに、部署名や受付の用語が違う表現になってしまう。
AFTER同じ用語集を参照する英訳と確認表を保存し、別のチャットでもルールを使える。

手順

1

架空の用語集を用意する

日本語・指定英語の2列で用語集を作ります。初回は「営業部=Sales Department」「受付番号=reference number」「受付期間=application period」の3語を使います。原文は短い案内文で試します。

✓ 用語集の3語と英語の表記が決まっている。

2

翻訳用プロジェクトへ用語集を登録する

ChatGPTのプロジェクトを作り、翻訳用だと分かる名前を付けます。`ソース` タブの `ソースを追加` から用語集を登録します(`アップロード`・`Google ドライブ`・`テキストを貼り付け` のどれでも入れられます)。英語の画面では `Sources` です。ローカルフォルダ全体への接続は使いません。

✓ `ソース` タブに用語集が見える。

3

共有の翻訳ルールを登録する

右上の `…` から `プロジェクト設定` を開き、`指示` に「登録した用語集を優先する。数字・日付・連絡先を変えない。該当しない語は確認事項へ残す」と登録します。依頼ごとに違う原文は、各チャットへ渡します。

✓ 登録した指示を読み返せ、用語集の優先と確認事項の扱いが明記されている。

4

プロジェクト内で案内文を英訳する

そのプロジェクトからChatGPT Workのチャットを始め、下のプロンプトを送ります。最初に参照した用語集を示してもらい、日本語・英語・確認事項を受け取ります。

✓ 3つの指定語を使った対訳と、数字・期限の確認結果が出る。

5

別のチャットでルールの反映を確認する

同じプロジェクト内に別のチャットを開き、「受付番号を入力してください。」という原文で試します。共有用語集が参照されているかを確認し、英訳の自然さは人が点検します。

✓ 用語集を再添付せず、指定語と参照した資料を確認できる。

6

対訳を保存して原文と照合する

対訳と確認表をdocxにするよう依頼し、保存して開きます。数字・日付・指定語を原文と比べ、社外へ出す前に英語を読める担当者が確認します。

✓ 原文・英訳・確認表を開け、指定語と数字を照合できる。

使うプロンプト例

用語集を登録して案内文を英訳する
このプロジェクトに登録した用語集と共有の翻訳ルールを使い、次の架空の案内文を英訳してください。
「営業部よりご案内します。受付期間は10月5日から10月9日までです。お問い合わせの際は受付番号をお知らせください。」
最初に参照した用語集の名前と、適用する指定語を示してください。用語集が見つからない場合は、翻訳を始めず質問してください。
日本語と英語を段落ごとに並べ、営業部・受付期間・受付番号が指定表記になっているか確認してください。日付に年を勝手に追加しないでください。
数字、日付、連絡先、指定語は保ち、用語集の誤記や文脈との不一致が疑わしい箇所は確認事項へ分けてください。指定語を自分の判断で書き換えないでください。
内容を私が確認した後に、原文・英訳・確認表を含むdocxを作ってください。外部への送信や公開、用語集の変更は行わないでください。

うまくいかないとき

登録した用語集が使われないときは
プロジェクト内のチャットかを確認し、参照した資料名を答えてもらいます。`ソース` の資料にない場合は、会社が許可した用語集を登録してから試します。
指定語を使うと英文が不自然なときは
用語集を優先した結果と、自然さの確認事項を分けて示すよう頼みます。用語集の変更は翻訳担当者が判断します。
長文で途中までしか英訳されないときは
段落や章で範囲を分け、同じ用語集を参照して訳します。最後に段落数と、未翻訳の範囲を原文と照合します。

安全に使うために

注意事項

  • 初回は架空の資料で試す。顧客情報や社外秘は、会社の規程に従って必要な範囲だけを登録する。
  • プロジェクトの共有先を広げず、元の資料を残す。外部サービスへの書き込みや送信は許可しない。
  • 登録をやめる場合は、プロジェクトの`ソース` の資料と指示を取り除き、新しいチャットで参照元を確認する。チャットの履歴や保存した成果物は、別途会社の保管規程に従って扱う。

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