Driveの見積資料から条件比較表を作る
Driveの見積資料をつなぎ、金額・税・送料・納期などをそろえた比較表を約25分で作ります。元資料の場所と不明な条件を残し、保存したExcelと見積書を照合します。
- Google Drive接続
- ChatGPT Workを利用できるアカウント
- 対象データにアクセスできるGoogleアカウント
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Work
- 利用条件
- Work を使うので Plus 以上
サービスの認可と操作の許可は別に確認する。利用可否は組織設定や提供状況で異なる。外部データへの書き込みは行わない
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
架空の見積書を同じフォルダへ置く
初回は同じ品目・数量を記載した架空の見積資料を2〜3件用意し、Driveの比較用フォルダへ置きます。各資料に見積日と会社名の区別を付け、元ファイルは編集しません。
✓ 対象の見積資料と、そのフォルダのURLを確認できる。
使うサービスを接続する
ChatGPT Workのサイドバーで `プラグイン` を開き、Google Driveを選んで追加します。英語の画面では `Plugins` です。接続の案内に従い、対象データを持つGoogleアカウントを選びます。利用できない場合は、ここで止めて管理者や利用条件を確認します。
✓ Google Driveの接続状態と、使うGoogleアカウントを確認できる。
アクセス権と操作の範囲を確かめる
Googleの認可画面で、求められる閲覧・変更などの範囲を読みます。Google Drive以外のサービスも同時に表示されたら、その範囲も確認します。読むだけの権限に絞れるとは限りません。許可は会社の規程に従い、使わない操作は無効にできる範囲で切ります。
✓ 使うアカウント、許可した範囲、今回行う読み取りの操作を区別できる。
対象資料を列挙してから比較する
ChatGPT Workで新しいチャットを開き、下のプロンプトに対象フォルダのURLを入れて送ります。最初はファイル名とURLだけを列挙させ、今回の見積書がそろったかを見てから比較を依頼します。
✓ 比較対象だけが列挙され、抜けた資料や読めない資料が分かる。
条件と出典を確かめる
数量、単価、税の扱い、送料、通貨、納期を見ます。条件が違う資料を無理に合計で順位付けしないよう確認します。合計の根拠がない箇所は「未確認」のまま残します。
✓ 各見積の値を元ファイルと該当ページへ戻って照合できる。
Excelを保存して元資料と照合する
確認した内容をxlsxにするよう依頼し、保存して開きます。見積数と比較表の行数を比べ、金額と税の扱いはすべて元資料で確認します。発注や見積先への連絡は、この作業とは分けて判断します。Drive に保存するよう頼むと「ChatGPT に Google Drive の使用を許可しますか?」と聞かれます。`一度だけ許可` を選びます(`常に許可` は選びません)。数字や単位を読み違えることがあるので、少なくとも数行は元の表と1つずつ見比べます。
✓ 比較表・確認事項の2シートが開き、条件と出典をたどれる。
使うプロンプト例
接続したGoogle Driveの指定フォルダにある見積資料から、条件比較表を作ってください。 - 対象:比較用フォルダのURLをここに入力 - 比較範囲:そのフォルダ直下の見積資料だけ。下位フォルダは対象外。 最初にファイル名、URL、読めるかを列挙してください。対象と件数を私が確認してから内容を読みます。 比較項目は、見積先、見積日、品目、数量、単位、単価、小計、税の扱い、送料、合計、通貨、納期、有効期限、出典URLとページ。 記載がない値は「未確認」とし、税や送料を推測で足さないでください。同じ品目でも数量や条件が違う場合は、違いを明記してください。円以外を自動換算せず、価格の順位や発注先を決めないでください。 内容の確認後に「比較表」「確認事項」の2シートでxlsxを作ってください。元資料を編集・共有・削除せず、メールや発注は行わないでください。ファイル名と照合した項目を報告してください。
うまくいかないとき
- 見積書が見つからないときは
- Driveで同じアカウントから対象フォルダを開けるか確かめます。名称ではなくフォルダのURLを渡し、表示されたファイルの一覧と実物を比べます。
- 金額がそろわないときは
- 数量、税の扱い、送料、通貨を元資料で確認します。確認できない合計はそのまま使わず、条件が異なる理由を表に残します。
- 途中で止まる、接続が切れるときは
- 接続状態を確認し、対象を1〜2資料に減らして同じ項目で読み直します。読めなかった見積を比較済みにせず、最後に対象件数と行数を合わせます。
安全に使うために
注意事項
- 初回は架空の資料や少量のデータで、読むだけの作業を試す。対象を指定しても接続権限そのものがその範囲に限定されるわけではない。
- 会社の規程に従って必要な接続だけを許可する。元データの編集、共有、削除、送信、予定の変更は依頼しない。
- 不要になった接続は、Googleアカウントのサードパーティとの接続で対象サービスを確認する。アクセス権を削除する項目から解除し、接続できなくなったか確かめる。プラグインをアンインストールしても、別に認可が残る場合もある。
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