Driveの設備記録から保守予定表を作る
Driveの設備台帳と点検記録をつなぎ、社内で決めた周期から次の保守予定を約25分を目安に整理します。設備IDで照合し、根拠のない期限や不明な実施日は確認事項へ残します。
- Google Drive接続
- Googleアカウント
- 対象を読む権限
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Work
- 利用条件
- Work を使うので Plus 以上
Google Driveの接続と対象を読む権限が必要。組織設定と接続アカウントで取得範囲が変わる。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
見本と対象範囲を用意する
確認用のDriveフォルダに、設備ID、点検の種類、実施日、周期を記した見本を置きます。周期は会社やメーカーが決めた資料から用意し、AIに推定させません。
✓ 周期の単位が明記され、実施済みと予定の記録を区別できる。
Google Driveのプラグインを追加する
ChatGPT Workで `プラグイン` を開き、Google Driveのプラグインの詳細を確認して追加します。すでにつないでいる場合は、使うアカウントを確かめます。見当たらなければ、組織で使える接続か管理者に確認します。
✓ Google Driveのプラグインと、接続に使うアカウントが分かる。
許可する範囲を確認する
Googleの許可画面で、利用するアカウントと読み取り・変更の権限を確認します。選べる場合は必要な権限だけを許可します。読むだけの設定を選べない場合もあるため、組織の許可範囲と合わなければ接続を止めます。
✓ 求められた権限を把握し、今回許可する操作は読み取りだけと決めている。
取得した材料を先に確認する
3資料のURLと基準日を示し、取得した設備ID・記録の期間・周期の単位を一覧にしてもらいます。台帳にある設備が点検記録にあるかも照合します。
✓ 資料の取得範囲が分かり、記録や周期の不足を区別できる。
保守予定表を作り、見本と照合する
「使うプロンプト」の指示を渡します。設備IDと点検の種類が一致する実施済み記録を使い、社内の周期から次の予定日を計算します。見本の設備E-01は2026年10月1日実施、周期30日なら次の予定は10月31日です。 見本の日付を自分でも計算します。月単位の周期や月末の扱いに社内ルールがなければ、日数へ勝手に換算せず確認事項へ分けます。法定の点検期限や設備の安全性は担当者が別に確認します。
✓ 見本の結果が合い、根拠と未確認事項を区別できる。
ファイルを保存し、原本と見比べる
確認した表や文章を `drive-maintenance-schedule.xlsx` として作ってもらい、保存します。開いたファイルの内容と、元の資料を見比べます。直す場合は行や段落を指定し、修正版を別の名前で保存します。Drive に保存するよう頼むと「ChatGPT に Google Drive の使用を許可しますか?」と聞かれます。`一度だけ許可` を選びます(`常に許可` は選びません)。数字や単位を読み違えることがあるので、少なくとも数行は元の表と1つずつ見比べます。
✓ 保存したファイルを開けて、出典と確認事項が残っている。
使うプロンプト例
対象:[Driveの確認用フォルダURL]。基準日:[日付]。予定を出す期間:[開始〜終了]。 設備台帳、点検記録、社内の周期表を読み、資料名、版、期間、取得できた設備IDを先に出してください。 設備IDと点検の種類で対応付け、実施済みの最新日と資料にある周期だけで次の予定を計算してください。予定や取消の記録を実施済みとして扱わないでください。 設備ID、点検の種類、前回の実施日、周期と単位、次の予定日、計算の根拠、担当欄、出典を表にしてください。周期不明、月末ルール不明、同じIDの食い違いは確認事項へ分けてください。法令上の期限を補ったり、安全性を判定したりしないでください。点検の手配や台帳の更新は行わないでください。 確認後、保守予定表と確認事項を `drive-maintenance-schedule.xlsx` にまとめてください。保存先の案内と、どこを点検したかも示してください。成果物を共有する操作は行わないでください。
うまくいかないとき
- 次の予定日が社内の管理表とずれるのはなぜか
- 周期の単位と、起点が実施日か月初かを確かめます。担当者が使うルールを資料へ明記し、AIが仮定した計算を置き換えます。
- 接続や読み取りができないときはどうするか
- プラグインが使うアカウントと、Google Driveで自分が対象を開けるかを確認します。接続が切れた場合は許可範囲を見直してつなぎ直します。資料や予定を見つけられないときも、権限を広げる前に対象の指定を確かめます。
- 量が多く途中で止まるときはどうするか
- 対象期間や資料を小さく分け、処理した範囲と未処理の範囲を残して続きを依頼します。取得できた一部だけで全体を確認したと扱わないでください。
安全に使うために
注意事項
- 顧客情報や個人情報は、会社の規程と対象の共有範囲を確認してから扱う。初回は見本を使う。
- 接続の権限は必要最小限にする。プロンプトで対象を限定しても、認可したアクセス権がその範囲だけになるとは限らない。まず読み取りだけで試し、書き込みは別に内容と必要性を確認する。
- 使い終えた接続はGoogleアカウントの [サードパーティとの接続](https://myaccount.google.com/connections) で対象を選ぶ。`Google アカウントへのアクセス権` → `詳細を表示` → `アクセス権を削除` → `確認` で解除する。
- プラグインの削除と接続の解除は別の操作。接続を解除しても、チャットや保存済みの成果物は消えないため、保管方法も確認する。
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