Lv.2 基本

Gmailの予約メールから出張行程表を作る

使うAIOpenAIChatGPT

Gmailの交通機関と宿泊先の予約メールをつなぎ、日時順の出張行程表を約25分を目安に作ります。変更や取消も照合し、確定した予定と移動時間の確認事項を分けます。

始めるのに要るもの
  • Gmail接続
  • Googleアカウント
  • 対象を読む権限

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Work
利用条件
Work を使うので Plus 以上

Gmailの接続と対象を読む権限が必要。組織設定と接続アカウントで取得範囲が変わる。

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

公式情報2件

これで何ができるか

BEFORE交通と宿泊の予約メールを何通も開き、変更後の時刻を拾い直している。
AFTER予約の根拠と未確認の移動区間が付いた行程表を、出発前に確認できる。

手順

1

見本と対象範囲を用意する

自分で読む権限のある予約メールについて、出張期間、送信者、予約番号を手元に控えます。初回は個人情報を除いた架空の予約・変更メールを自分用の受信箱で試します。

✓ 同じ予約の初回通知と変更通知を区別できる。

2

Gmailのプラグインを追加する

ChatGPT Workで `プラグイン` を開き、Gmailのプラグインの詳細を確認して追加します。すでにつないでいる場合は、使うアカウントを確かめます。見当たらなければ、組織で使える接続か管理者に確認します。

✓ Gmailのプラグインと、接続に使うアカウントが分かる。

3

許可する範囲を確認する

Googleの許可画面で、利用するアカウントと読み取り・変更の権限を確認します。選べる場合は必要な権限だけを許可します。読むだけの設定を選べない場合もあるため、組織の許可範囲と合わなければ接続を止めます。

✓ 求められた権限を把握し、今回許可する操作は読み取りだけと決めている。

4

取得した材料を先に確認する

期間と送信者、予約番号を指定し、関連するメールの件名・受信日時・参照先を一覧にしてもらいます。未読だけに絞らず、変更や取消がないかGmailでも検索します。

✓ 予約ごとの関連メールが並び、取得できないメールも記録されている。

5

出張行程表を作り、見本と照合する

「使うプロンプト」の指示を渡します。移動と宿泊を日時順に並べ、変更通知が明示する箇所だけを置き換えます。見本では10月20日9時発の列車に、10時発へ変更した通知があれば、行程表に10時発と両方の出典を残します。 最新の予約を予約元の画面で照合します。現地時刻、日付をまたぐ移動、乗り継ぎの余裕を確かめます。メールにない移動時間や料金をAIが埋めていたら、未確認に戻します。

✓ 見本の結果が合い、根拠と未確認事項を区別できる。

6

ファイルを保存し、原本と見比べる

確認した表や文章を `gmail-trip-itinerary.docx` として作ってもらい、保存します。開いたファイルの内容と、元の資料を見比べます。直す場合は行や段落を指定し、修正版を別の名前で保存します。

✓ 保存したファイルを開けて、出典と確認事項が残っている。

使うプロンプト例

Gmailの予約メールから出張行程表を作る
出張期間:[開始日〜終了日]。対象の送信者:[予約元のメールアドレス]。予約番号:[番号]。
Gmailで対象の予約・変更・取消メールを読み、まず件名、受信日時、参照先、取得できなかった範囲を一覧にしてください。未読以外も対象です。
予約番号で対応付け、変更通知が示す内容だけを更新してください。通知が食い違う場合は確定扱いにしないでください。
日付、開始・終了時刻、タイムゾーン、出発地、到着地、宿泊先、予約状態、根拠のメールを含む行程表を作ってください。移動時間や乗り継ぎの余裕は確認事項へ分けます。決済情報、予約の認証用リンク、個人の連絡先は成果物へ載せないでください。予約変更、メール送信、カレンダーへの登録は行わないでください。

確認後、出張行程表と確認事項を `gmail-trip-itinerary.docx` にまとめてください。保存先の案内と、どこを点検したかも示してください。成果物を共有する操作は行わないでください。

うまくいかないとき

取消した予約が予定に残るのはなぜか
予約番号と通知の対象区間を照合します。一部の取消を予約全体の取消と取り違えないよう、元メールと予約元の画面を開いて確かめます。
接続や読み取りができないときはどうするか
プラグインが使うアカウントと、Gmailで自分が対象を開けるかを確認します。接続が切れた場合は許可範囲を見直してつなぎ直します。資料や予定を見つけられないときも、権限を広げる前に対象の指定を確かめます。
量が多く途中で止まるときはどうするか
対象期間や資料を小さく分け、処理した範囲と未処理の範囲を残して続きを依頼します。取得できた一部だけで全体を確認したと扱わないでください。

安全に使うために

注意事項

  • 顧客情報や個人情報は、会社の規程と対象の共有範囲を確認してから扱う。初回は見本を使う。
  • 接続の権限は必要最小限にする。プロンプトで対象を限定しても、認可したアクセス権がその範囲だけになるとは限らない。まず読み取りだけで試し、書き込みは別に内容と必要性を確認する。
  • 使い終えた接続はGoogleアカウントの [サードパーティとの接続](https://myaccount.google.com/connections) で対象を選ぶ。`Google アカウントへのアクセス権` → `詳細を表示` → `アクセス権を削除` → `確認` で解除する。
  • プラグインの削除と接続の解除は別の操作。接続を解除しても、チャットや保存済みの成果物は消えないため、保管方法も確認する。

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