Gmailの配信メールからニュース索引を作る
Gmailの指定した配信メールをつなぎ、話題と記事リンクのある業界ニュース索引を約20分を目安に作ります。同じ記事をまとめ、配信日と出来事の日付を分けて読む順番を決めます。
- Gmail接続
- Googleアカウント
- 対象を読む権限
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Work
- 利用条件
- Work を使うので Plus 以上
Gmailの接続と対象を読む権限が必要。組織設定と接続アカウントで取得範囲が変わる。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
見本と対象範囲を用意する
対象にする配信元のメールアドレスと期間、関心テーマを決めます。初回は短い期間のメールを使い、個人のメールや社内の連絡を対象に混ぜません。
✓ 配信元の一覧と、読むテーマ・対象期間が決まっている。
Gmailのプラグインを追加する
ChatGPT Workで `プラグイン` を開き、Gmailのプラグインの詳細を確認して追加します。すでにつないでいる場合は、使うアカウントを確かめます。見当たらなければ、組織で使える接続か管理者に確認します。
✓ Gmailのプラグインと、接続に使うアカウントが分かる。
許可する範囲を確認する
Googleの許可画面で、利用するアカウントと読み取り・変更の権限を確認します。選べる場合は必要な権限だけを許可します。読むだけの設定を選べない場合もあるため、組織の許可範囲と合わなければ接続を止めます。
✓ 求められた権限を把握し、今回許可する操作は読み取りだけと決めている。
取得した材料を先に確認する
指定した配信元と期間だけを検索し、件名・配信日・メールの参照先を一覧にしてもらいます。配信メール内のリンクは取り出すだけにし、添付ファイルや外部ページを勝手に開かせません。
✓ 取得したメールと除外した配信元が分かり、対象外のメールを含まない。
業界ニュース索引を作り、見本と照合する
「使うプロンプト」の指示を渡します。メール内の話題を短い見出しと記事リンクへ整理します。同じURLの同じ記事は1件へまとめます。見本では10月4日のメールが9月30日の発表を紹介していたら、両方の日付を残します。 索引のリンク先と見出しを自分で開いて確かめます。メール本文だけで分からない内容は未確認にし、出来事の日付を配信日で埋めません。読む順番は自分の関心との一致を基準にします。
✓ 見本の結果が合い、根拠と未確認事項を区別できる。
ファイルを保存し、原本と見比べる
確認した表や文章を `gmail-industry-news-index.docx` として作ってもらい、保存します。開いたファイルの内容と、元の資料を見比べます。直す場合は行や段落を指定し、修正版を別の名前で保存します。
✓ 保存したファイルを開けて、出典と確認事項が残っている。
使うプロンプト例
配信元：［メールアドレスの一覧］。期間：［開始日〜終了日］。関心テーマ：［テーマ］。 Gmailで指定した配信メールだけを読み、件名、配信日時、メールの参照先、取得できない範囲を一覧にしてください。 メール内に書かれた記事の見出し、短い要点、記事URL、配信日、出来事の日付、関心テーマとの関係を索引にしてください。同じURLの同じ記事は1件にまとめ、紹介した配信元は残してください。 出来事の日付や記事の内容がメールにない場合は未確認と書いてください。記事URLは原文にあるものだけを使い、全文転載やURLの推測はしないでください。外部ページの取得、リンク先の操作、配信の解除、メールの既読変更や削除は行わないでください。 確認後、業界ニュース索引と確認事項を `gmail-industry-news-index.docx` にまとめてください。保存先の案内と、どこを点検したかも示してください。成果物を共有する操作は行わないでください。
うまくいかないとき
- 別の記事が同じニュースにまとめられるのはなぜか
- 題名が似ていてもURLと掲載元が違う記事は残します。URLに付いた追跡用の情報をAIが勝手に削っていたら原文へ戻し、同じ記事か自分で確かめます。
- 接続や読み取りができないときはどうするか
- プラグインが使うアカウントと、Gmailで自分が対象を開けるかを確認します。接続が切れた場合は許可範囲を見直してつなぎ直します。資料や予定を見つけられないときも、権限を広げる前に対象の指定を確かめます。
- 量が多く途中で止まるときはどうするか
- 対象期間や資料を小さく分け、処理した範囲と未処理の範囲を残して続きを依頼します。取得できた一部だけで全体を確認したと扱わないでください。
安全に使うために
注意事項
- 顧客情報や個人情報は、会社の規程と対象の共有範囲を確認してから扱う。初回は見本を使う。
- 接続の権限は必要最小限にする。プロンプトで対象を限定しても、認可したアクセス権がその範囲だけになるとは限らない。まず読み取りだけで試し、書き込みは別に内容と必要性を確認する。
- 使い終えた接続はGoogleアカウントの [サードパーティとの接続](https://myaccount.google.com/connections) で対象を選ぶ。`Google アカウントへのアクセス権` → `詳細を表示` → `アクセス権を削除` → `確認` で解除する。
- プラグインの削除と接続の解除は別の操作。接続を解除しても、チャットや保存済みの成果物は消えないため、保管方法も確認する。
広告関連する本
- Claude 最強のAI自動化術 AI仕事術シリーズ池田朋弘
手作業の手順を、自動で動く形にしていきたいときに。
- 【特別版】Gemini AI活用 最強の教科書（特典:「Geminiアップデート機能解説」データ配信）桑名 由美
ChatGPT以外も試したいときに。Geminiの機能を順に追える一冊。
Amazonのアソシエイトとして、AI業務効率化・自動化レシピは適格販売により収入を得ています。
新着レシピ
もっと使いこなす