Driveの案件表から停滞案件の確認表を作る
Driveの案件一覧と活動記録をつなぎ、社内の基準を超えて動きのない案件を約25分を目安に抽出します。最終活動日の根拠を付け、記録不足と停滞の候補を分けて確認します。
- Google Drive接続
- Googleアカウント
- 対象を読む権限
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Work
- 利用条件
- Work を使うので Plus 以上
Google Driveの接続と対象を読む権限が必要。組織設定と接続アカウントで取得範囲が変わる。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
見本と対象範囲を用意する
Driveの確認用フォルダに架空の案件と活動記録を置きます。対象を進行中の案件に絞り、基準日と何日間動きがなければ確認するかを社内で決めます。
✓ 案件IDと活動日が分かり、完了・失注・保留の扱いが決まっている。
Google Driveのプラグインを追加する
ChatGPT Workで `プラグイン` を開き、Google Driveのプラグインの詳細を確認して追加します。すでにつないでいる場合は、使うアカウントを確かめます。見当たらなければ、組織で使える接続か管理者に確認します。
✓ Google Driveのプラグインと、接続に使うアカウントが分かる。
許可する範囲を確認する
Googleの許可画面で、利用するアカウントと読み取り・変更の権限を確認します。選べる場合は必要な権限だけを許可します。読むだけの設定を選べない場合もあるため、組織の許可範囲と合わなければ接続を止めます。
✓ 求められた権限を把握し、今回許可する操作は読み取りだけと決めている。
取得した材料を先に確認する
案件表と活動記録のURL、基準日を示し、取得した案件ID、記録の期間、活動として数える種別を一覧にしてもらいます。表の更新日と活動日は分けて読ませます。
✓ 表を開いた日を活動日と取り違えず、履歴の取得期間が分かる。
停滞案件の確認表を作り、見本と照合する
「使うプロンプト」の指示を渡します。進行中の案件で、社内基準を超えた日数が空いているものを候補にします。見本は基準日2026年10月4日、最終活動9月20日、基準7日で、経過14日の案件は確認候補です。 最終活動の元行を確認し、未来日の活動や記録のない案件を分けます。停滞候補というだけで担当者の評価や受注確率を決めず、休止の合意など事情を担当者に確かめます。
✓ 見本の結果が合い、根拠と未確認事項を区別できる。
ファイルを保存し、原本と見比べる
確認した表や文章を `drive-stalled-deal-review.xlsx` として作ってもらい、保存します。開いたファイルの内容と、元の資料を見比べます。直す場合は行や段落を指定し、修正版を別の名前で保存します。Drive に保存するよう頼むと「ChatGPT に Google Drive の使用を許可しますか?」と聞かれます。`一度だけ許可` を選びます(`常に許可` は選びません)。数字や単位を読み違えることがあるので、少なくとも数行は元の表と1つずつ見比べます。
✓ 保存したファイルを開けて、出典と確認事項が残っている。
使うプロンプト例
対象:[Driveの確認用フォルダURL]。基準日:[日付]。停滞の基準:[最終活動から何日を超えるか]。対象の状態:[進行中など]。活動として数える種別:[商談・連絡など]。 案件一覧と活動記録を読み、取得した期間、案件ID、列、読めなかった範囲を先に示してください。 案件IDで対応付け、記録にある最新の活動日から基準日までの日数を計算します。表の更新日を活動日として使わないでください。記録なしは停滞と断定せず、記録不足へ分けます。 案件ID、状態、最終活動日、経過日数、社内基準、候補の理由、活動の出典、担当者への確認点を表にしてください。完了案件、未来日、休止が明記された案件は別欄へ分けてください。担当者の能力や受注確率を推測せず、顧客への連絡と元の表の更新は行わないでください。 確認後、停滞案件の確認表と確認事項を `drive-stalled-deal-review.xlsx` にまとめてください。保存先の案内と、どこを点検したかも示してください。成果物を共有する操作は行わないでください。
うまくいかないとき
- 活動している案件が停滞候補になるのはなぜか
- 活動記録の取得期間と、案件IDの表記を確かめます。別名の顧客を同じ案件と決め付けず、元の記録にIDを補ってから照合し直します。
- 接続や読み取りができないときはどうするか
- プラグインが使うアカウントと、Google Driveで自分が対象を開けるかを確認します。接続が切れた場合は許可範囲を見直してつなぎ直します。資料や予定を見つけられないときも、権限を広げる前に対象の指定を確かめます。
- 量が多く途中で止まるときはどうするか
- 対象期間や資料を小さく分け、処理した範囲と未処理の範囲を残して続きを依頼します。取得できた一部だけで全体を確認したと扱わないでください。
安全に使うために
注意事項
- 顧客情報や個人情報は、会社の規程と対象の共有範囲を確認してから扱う。初回は見本を使う。
- 接続の権限は必要最小限にする。プロンプトで対象を限定しても、認可したアクセス権がその範囲だけになるとは限らない。まず読み取りだけで試し、書き込みは別に内容と必要性を確認する。
- 使い終えた接続はGoogleアカウントの [サードパーティとの接続](https://myaccount.google.com/connections) で対象を選ぶ。`Google アカウントへのアクセス権` → `詳細を表示` → `アクセス権を削除` → `確認` で解除する。
- プラグインの削除と接続の解除は別の操作。接続を解除しても、チャットや保存済みの成果物は消えないため、保管方法も確認する。
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