Lv.2 基本

Gmailの注文メールから受注表を作る

使うAIOpenAIChatGPT

Gmailの注文メールをつなぎ、注文番号・品目・数量・変更状況を受注表に約25分で整理します。関連メールの取り違えを点検し、元の件名や日時を残してExcelに保存します。

始めるのに要るもの
  • Gmail接続
  • ChatGPT Workを利用できるアカウント
  • 対象データにアクセスできるGoogleアカウント

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Work
利用条件
Work を使うので Plus 以上

サービスの認可と操作の許可は別に確認する。利用可否は組織設定や提供状況で異なる。外部データへの書き込みは行わない

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

公式情報3件

これで何ができるか

BEFORE注文と変更のメールが分かれ、数量の二重計上やキャンセルの見落としが起きやすい。
AFTER元メールを追える受注表と確認事項を保存し、注文の変更を照合できる。

手順

1

対象メールの範囲を決める

初回は架空の注文番号を含む少量のメールで試します。対象期間、送信者、件名の目印を決め、注文・数量変更・キャンセルの関連メールを区別します。

✓ どの期間と条件のメールを読むかを説明できる。

2

使うサービスを接続する

ChatGPT Workのサイドバーで `プラグイン` を開き、Gmailを選んで追加します。英語の画面では `Plugins` です。接続の案内に従い、対象データを持つGoogleアカウントを選びます。利用できない場合は、ここで止めて管理者や利用条件を確認します。

✓ Gmailの接続状態と、使うGoogleアカウントを確認できる。

3

アクセス権と操作の範囲を確かめる

Googleの認可画面で、求められる閲覧・変更などの範囲を読みます。Gmail以外のサービスも同時に表示されたら、その範囲も確認します。読むだけの権限に絞れるとは限りません。許可は会社の規程に従い、使わない操作は無効にできる範囲で切ります。

✓ 使うアカウント、許可した範囲、今回行う読み取りの操作を区別できる。

4

メール一覧を確認してから注文を読む

下のプロンプトを送り、対象の件名と送信日時を先に受け取ります。関連する変更メールが漏れていないか見てから、注文番号と品目を読み取らせます。既読化や移動は依頼しません。

✓ 対象メールと関連メールの範囲が決まり、読めないものが分かる。

5

注文番号と変更の対応を点検する

同じ注文番号のメールを時系列で比べます。本文から変更を確認できるものだけ更新候補にし、不明な変更やキャンセルは確認事項へ残します。返信や引用の重複を数量として足さないよう確かめます。

✓ 注文ごとの元情報と変更候補を、別々に元メールへ戻って照合できる。

6

受注表を保存し、数量と状態を照合する

確認後にxlsxを作り、保存して開きます。注文数、品目、数量、変更状態を元メールと合わせます。実際の受注システムへの登録や顧客への返信は、担当者が別に行います。

✓ 受注表・変更履歴・確認事項の3シートを開き、数量の根拠を追える。

使うプロンプト例

Gmailの注文メールから受注表を作る
接続したGmailから、条件に合う注文と変更のメールを読み、受注表を作ってください。
- 対象期間:実際の開始日から終了日を入力
- 対象送信者:実際の送信者を入力
- 件名の目印:注文または注文変更(実際の目印に置き換える)
まず件名、送信日時、取得できる元メールへの参照先を一覧にしてください。対象を私が確認してから本文を読みます。
受注表の列は、注文番号、品目、数量、単位、記載された金額、希望納期、変更・キャンセルの候補、根拠の件名と送信日時、参照先。
同じ注文番号の関連メールを時系列で整理し、引用や返信を新しい注文として数えないでください。最新日時だけで確定せず、本文に明示された変更だけを更新候補にしてください。
不明な注文番号、数量、変更の対応は推測せず、確認事項へ分けてください。読めなかったメールを処理済みにしないでください。
確認後に「受注表」「変更履歴」「確認事項」の3シートでxlsxを作ってください。メールの送信、既読化、ラベル変更、移動、削除、受注システムへの書き込みは行わないでください。

うまくいかないとき

メールが二重に計上されるときは
注文番号と本文を比べ、返信や引用を新しい注文にしていないか確認します。注文番号がないものを、別の注文へ推測で統合しないよう伝えます。
キャンセルや数量変更を確定してよいか
元メールと担当者の確認が必要です。関連する注文を確かめ、AIの表では変更候補と確定情報を区別します。
対象が多くて止まる、接続が切れるときは
接続状態を確認し、期間や送信者を狭めて試します。範囲を分ける場合は、注文の変更メールが別の範囲へ分かれていないかも点検します。

安全に使うために

注意事項

  • 初回は架空の資料や少量のデータで、読むだけの作業を試す。対象を指定しても接続権限そのものがその範囲に限定されるわけではない。
  • 会社の規程に従って必要な接続だけを許可する。元データの編集、共有、削除、送信、予定の変更は依頼しない。
  • 不要になった接続は、Googleアカウントのサードパーティとの接続で対象サービスを確認する。アクセス権を削除する項目から解除し、接続できなくなったか確かめる。プラグインをアンインストールしても、別に認可が残る場合もある。

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