社内のお知らせ文を読みやすく書き直す
社内向けのお知らせ文を、結論・対象者・期限・やることがすぐ分かる形に書き直します。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
元の内容や条件を変えず、読みやすさだけを整える。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
元の内容や条件を変えず、読みやすさだけを整える。
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
BEFORE社内のお知らせ文はあるが、長くて対象者・期限・対応内容が分かりにくい。
AFTER結論、対象者、期限、やることが先に分かる読みやすい文章になっている。
手順
1
元のお知らせ文を貼る
内容を変更せず、現在使っている文章をそのまま貼ります。
✓ 元文全体が入っていればOKです。
2
残す情報を指定する
対象者、期限、場所、手続きなど削ってはいけない項目を伝えます。
✓ 必須情報が明確ならOKです。
3
読みやすく並べ替える
結論、対象者、やること、期限、補足の順に整理してもらいます。
✓ 冒頭だけで誰が何をするか分かればOKです。
4
元文と照合する
日付、対象者、条件、連絡先などが変わっていないか確認します。
✓ 意味や条件が元文と一致していればOKです。
使うプロンプト例
社内お知らせの書き直し役
次の社内のお知らせ文を、読みやすく書き直してください。 意味・条件・日付・数値は変えず、順序と表現だけを整えてください。 ## 削ってはいけない項目 [対象者、期限、場所、手続き、問い合わせ先など] ## 元のお知らせ文 [いま使っている文章をそのまま貼り付け] ## 出力形式 結論、対象者、やること、期限、補足、問い合わせ先の順にしてください。 社内向けの簡潔で自然な文体にしてください。 最後に、元の文から表現を変えた箇所を箇条書きで示してください。
うまくいかないとき
- 内容まで変わってしまう
- 「意味・条件・数値は変更せず、順序と表現だけ整えてください」と指定します。
- 文章が短くなりすぎる
- 「対象者・期限・手順・問い合わせ先は削らないでください」と追加します。
- 丁寧すぎて読みにくい
- 「社内向けに簡潔で自然な文体にしてください」と頼みます。
安全に使うために
注意事項
- 社内限定情報や個人情報は必要に応じて伏せる。
- 日付、対象者、条件、問い合わせ先は元文で確認する。
- AIによる書き換え後も担当者が最終確認する。
補足
社内のお知らせは、内容を削るより「誰が・何を・いつまでに」を先に見せるだけで読みやすくなります。
次の一歩
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