Lv.2 基本

商品資料を登録して提案書を作る

使うAIOpenAIChatGPT

プロジェクトに商品資料と提案書の型を登録し、相談内容からWordの提案書を約25分で作ります。事実と提案を分け、出典や未確認事項を付け、別の依頼でも同じ資料を使えるか確かめます。

始めるのに要るもの
  • ChatGPT Workを利用できるアカウント
  • 登録してよい資料と`指示`

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Work
利用条件
Work を使うので Plus 以上

プロジェクトの`ソース` の資料と指示を使用。会社が許可した情報だけを登録する

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

公式情報2件

これで何ができるか

BEFORE提案のたびに商品資料と書式を渡し直し、未確認の効果や金額が混ざることもある。
AFTER`ソース` の資料に基づく編集可能な提案書を保存し、事実と未確認事項を確認できる。

手順

1

商品資料と提案書の型を用意する

初回は架空の商品資料と、困りごと・提案・進め方・確認事項の4見出しを用意します。商品は「備品メモ」で、貸し出し登録・返却状況の一覧・CSV書き出しを機能とします。価格や実績は未確認とします。

✓ 商品の事実と、4見出しの提案書の型が決まっている。

2

提案用プロジェクトへ`ソース` の資料を登録する

ChatGPTで提案用のプロジェクトを作り、商品資料と提案書の型を、`ソース` タブの `ソースを追加` から登録します(`アップロード`・`Google ドライブ`・`テキストを貼り付け` のどれでも入れられます)。英語の画面では `Sources` です。顧客ごとの相談は`ソース` の資料へ混ぜず、それぞれのチャットに渡します。

✓ 商品資料と書式がプロジェクトの`ソース` の資料に見える。

`ソースを追加` の画面。アップロード・ライブラリ・テキストを貼り付け・Google ドライブ・Slack から選べる
3

根拠を優先する`指示`を登録する

右上の `…` から `プロジェクト設定` を開き、`指示` に「商品の事実は登録資料から取る。資料にない価格や実績を補わない。提案と事実を区別し、出典と確認事項を残す」と登録します。原資料を変更しない条件も付けます。

✓ 指示を読み返せ、事実・提案・未確認事項の扱いを確認できる。

`プロジェクト設定` の `指示` に、根拠を優先するルールを入れた画面
4

相談内容から提案書の内容を確認する

プロジェクト内でChatGPT Workのチャットを始め、下のプロンプトを送ります。参照した資料と各見出しの内容を先に受け取り、商品の事実と相談への提案を比べます。

✓ 4見出しが出て、事実の出典と提案の区別を読める。

参照した資料名と、事実・提案・未確認を分けた対応表が先に出た画面
5

Wordの提案書を保存して点検する

確認した内容を2ページ以内のdocxにするよう依頼します。保存して開き、文字のはみ出しと見出し、機能名、未確認の価格や実績が残っていないかを見ます。

✓ 編集可能なdocxを開け、出典と確認事項が載っている。

作った docx を ChatGPT の画面で開いたところ。右上に `ダウンロード` がある
6

別の相談で資料の共有を確かめる

同じプロジェクトに別のチャットを開き、違う架空の相談を渡します。商品資料を渡し直さず参照できるか確認します。前の顧客の相談や固有名が新しい提案へ混ざっていないかも見ます。

✓ `ソース` の資料は使われ、前の相談の固有情報は新しい提案へ入っていない。

使うプロンプト例

商品資料を登録して提案書を作る
このプロジェクトに登録した商品資料と提案書の型を使い、架空の顧客への提案書を作ってください。
- 相談:総務担当者が、貸し出した備品の返却状況を一覧で確認したい。
- 読者:総務担当者と、その上司。
- 型:困りごと、提案、進め方、確認事項の4見出し。
最初に参照した資料名を示してください。商品資料が見つからない場合は、作り始めず質問してください。
登録資料で確認できる商品機能だけを事実として使い、資料名と見出しを出典として残してください。価格、導入実績、削減効果は根拠がなければ未確認とし、約束しないでください。
相談への提案は事実と区別してください。内容と出典の対応を先に示し、私が確認した後に編集できるWordファイル(docx)を2ページ以内で作ってください。
原資料や共有指示を変更しないでください。外部への送信や公開は行わないでください。表示して見た目を確認できない場合は、その点を報告してください。

うまくいかないとき

商品資料や型が参照されないときは
同じプロジェクト内のチャットかを確認し、`ソース` の資料名を答えてもらいます。別のプロジェクトで作ったチャットなら、目的のプロジェクトからやり直します。
根拠のない価格や実績が入るときは
出典を示すよう求め、資料にない記述は削除するか未確認へ移します。本文と確認事項の両方を見て、約束として残っていないか確かめます。
長すぎる、前の相談が混ざるときは
対象の相談と4見出しを再指定します。前の顧客の固有情報は除き、2ページへ収めるために省く内容を確認してから作り直します。

安全に使うために

注意事項

  • 初回は架空の資料で試す。顧客情報や社外秘は、会社の規程に従って必要な範囲だけを登録する。
  • プロジェクトの共有先を広げず、元の資料を残す。外部サービスへの書き込みや送信は許可しない。
  • 登録をやめる場合は、プロジェクトの`ソース` の資料と指示を取り除き、新しいチャットで参照元を確認する。チャットの履歴や保存した成果物は、別途会社の保管規程に従って扱う。

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