業務手順から説明用の図を作る

担当と分かれ道を整理する

文章を貼り付けるか、手順の資料を渡します。誰が何をするか、どの条件で次の作業が変わるかを明確にします。まずは下の架空の備品申請で試します。

✓ 申請者・総務の作業と、在庫あり／なしの条件が分かる。

図にする前に流れを確認する

下のプロンプトを送り、作業の順番と矢印の一覧を先に受け取ります。元の文章にない担当者、締切、承認を追加していないか見ます。

✓ 在庫なしの場合の「発注→入荷→受け渡し」と、ありの場合の「受け渡し」を追える。

図のファイルを作る

一覧を確認したら、図をSVG形式のファイルにするよう頼みます。SVGは拡大しても線や文字がぼやけにくい図の形式です。受け取り側の資料ソフトに合わなければPNGも求めます。

✓ SVGファイルを受け取れ、開くと箱・矢印・文字が見える。

分かれ道と文字を確認する

図を開き、開始から終了まで指でたどります。在庫あり／なしの矢印が逆なら該当箇所だけ直すよう頼みます。文字が小さい場合は箱の幅と文字の大きさを直します。

✓ どちらの分かれ道も受け渡しにつながり、ラベルを読める。

→ 図の形を選び直すなら：順番・構造を見せる図（情報デザイン）

保存して資料に入れる

図を保存し、説明資料に挿入します。資料で読める大きさにして、元の手順と照合します。ファイル名には業務名と作成日を入れます。

✓ 資料に挿入でき、矢印と担当者の文字が読める。