社内ルールを登録して申請経路を調べる
プロジェクトに社内ルールと窓口一覧を登録し、申請内容ごとの経路を約25分を目安に調べます。条件の根拠を付け、資料にない例外は保留し、別のチャットでも同じ資料を参照します。
- プロジェクトの編集権限
- 承認済みの基準資料
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Work
- 利用条件
- Work を使うので Plus 以上
登録資料とプロジェクトの指示を編集できること。手順と成果物の確認はChatGPT Workで行う。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
資料と基準の版をそろえる
承認済みのルールと窓口一覧を用意し、版と施行日を記します。見本は金額10万円未満なら係長、10万円以上なら部長という架空のルールと、金額8万円の備品申請です。
✓ 規程の版と条件が分かり、見本には実在の氏名や金額を使っていない。
専用のプロジェクトに資料を登録する
今回の業務用にChatGPTのプロジェクトを作り、`ソース` タブの `ソースを追加` から承認済みの申請ルール・窓口一覧の資料を追加します。毎回使う資料はプロジェクトへ、今回だけの条件はチャットへ渡します。ファイルは追加やドラッグで渡せます。
✓ 登録した資料名と版が分かり、今回使う資料を取り違えていない。
プロジェクトの指示を登録する
右上の `…` から `プロジェクト設定` を開き、`指示` に次のルールを入れて `保存` します。 登録資料の条件だけで申請経路を整理する。条件を確認できなければ保留し、法的な判断はしない。根拠の資料名・見出しと確認先を必ず示す。 今回の依頼だけに使う値は`指示` へ入れず、依頼するチャットで指定します。
✓ 保存した指示を確認でき、見本の固有条件が共通ルールに混ざっていない。
新しいチャットで参照元を確認する
プロジェクト内で新しいチャットを始め、今回の申請条件を渡します。参照したルールの版と必要な条件を先に出してもらい、不足する条件を自分で補います。
✓ 登録した版が使われ、未入力の条件を推測していない。
申請経路の確認表を作り、別の依頼でも試す
「使うプロンプト」の指示を渡します。条件に当てはまる経路と窓口を表にし、例外は別に残します。見本の8万円は係長へ、10万円ちょうどは部長へ回す条件になるか、根拠の箇所と比べます。 金額の境目と例外を資料で確かめます。別のチャットで9万円の見本を渡し、同じ版と指示を参照したか確認します。担当者の承認が必要な申請をAIだけで確定しないでください。
✓ 見本と根拠が合い、別のチャットでも登録資料と指示を参照している。
ファイルを保存し、設定の使い方を残す
確認した内容を `project-application-routing.docx` として作ってもらい、保存して開きます。資料の版と確認事項を残します。次回は同じプロジェクトから新しいチャットを始め、今回の条件だけを渡します。
✓ 保存した内容を開けて、使った資料の版と次回渡す条件が分かる。
使うプロンプト例
申請の種類：［種類］。金額や契約期間などの条件：［条件］。希望日：［日付］。 登録した社内ルールと窓口一覧だけを参照し、資料名、版、施行日、足りない申請条件を先に示してください。 確認できる条件から申請経路を整理し、条件、該当する経路、窓口、必要な添付資料、根拠の見出しを表にしてください。境目の金額は不等号どおりに扱ってください。 資料間の食い違い、施行日前のルール、未記載の例外は保留へ分けてください。資料にない承認者や期限を補わず、申請の送信、承認、規程の更新は行わないでください。 確認後、申請経路の確認表と確認事項を `project-application-routing.docx` にまとめてください。保存先の案内と、どこを点検したかも示してください。成果物を共有する操作は行わないでください。
うまくいかないとき
- 回答の根拠に古い規程が出るのはなぜか
- 登録資料の版と施行日を一覧で比べます。使用する最新版を指示に明記し、旧版を使わない見本でもう1度確認します。最新版を判断できなければ規程の管理者へ確認します。
- 登録した資料が読み取られないときはどうするか
- チャットが同じプロジェクト内にあるか、参照した資料名と版を確認します。取得できない資料は小さな見本へ分けて追加し、読めた見出しを先に出してもらいます。
- 資料が多く途中で止まるときはどうするか
- 参照する資料と見出しを絞り、処理した範囲と未処理を残します。全資料を読めたという回答だけで済ませず、結果の根拠を元資料で確かめます。
安全に使うために
注意事項
- 社内規程や顧客情報は、会社で許可された範囲だけを登録する。業務ごとにプロジェクトを分け、初回は見本で試す。
- 登録した資料を読むところから試す。後で外部接続を追加する場合は、アクセス権を必要最小限にし、書き込みを許可する前に操作を確認する。
- 共通資料や指示を使うのをやめる場合は、そのプロジェクトで新しい依頼をせず、資料と指示を自分の控えへ残す。その後、登録資料を整理する。削除画面の内容を確認し、他の人が使う資料を勝手に消さない。
- この手順では外部接続の解除は不要。保存済みの成果物や過去のチャットは設定の変更で消えないため、保管方法を確認する。
広告関連する本
- Claude 最強のAI自動化術 AI仕事術シリーズ池田朋弘
手作業の手順を、自動で動く形にしていきたいときに。
- 【特別版】Gemini AI活用 最強の教科書（特典:「Geminiアップデート機能解説」データ配信）桑名 由美
ChatGPT以外も試したいときに。Geminiの機能を順に追える一冊。
Amazonのアソシエイトとして、AI業務効率化・自動化レシピは適格販売により収入を得ています。
新着レシピ
もっと使いこなす