AIツール・自動化
AIツール、連携、自動化に関する用語と考え方をまとめます。
HOW TO DECIDE
つなぐ・任せる前に、仕組みの違いを押さえます。
製品ごとに呼び名は違っても、仕組みはいくつかの型に分けられます。ここでは製品に依存しない考え方をまとめます。各製品での名前や提供状況は、ツールのページと用語のページで確認してください。
AIを広げる仕組み
AIが読める情報と、できる操作を増やす仕組みです。増やすほど、確認することも増えます。
コネクタ
Connectorメールや文書などのサービスと、AIをつなぐ接続です。提供元が用意したものを有効にして使います。
- 外部データ
- 有効にして使う
- 権限の確認
読めるデータの範囲、書き込みや送信ができるか、接続の解除方法を確認してから有効にする。
MCP
Model Context ProtocolAIと外部のツールやデータをつなぐための共通の規格です。規格が共通なので、同じ接続先を別のAIツールからも使えます。
- 共通規格
- 接続先の使い回し
- 手元でもクラウドでも
接続先の提供元、手元のパソコンで動くのかクラウドで動くのか、どの操作を許可するのかを確認する。
スキル
Skill手順や判断基準をまとめたファイルです。AIが必要なときに読み込み、決まった進め方で作業します。
- 手順書
- 繰り返し作業
- 共有できる
スキルの中身（手順と、実行する操作）を一度読み、意図しない操作が含まれていないか確認する。
プラグイン
Pluginスキルや接続の設定などを、ひとまとめにして配る単位です。一度に複数の機能が加わります。
- まとめて配布
- 複数の機能
- 導入が簡単
同梱されているスキルと接続先を一覧で確認し、使わないものは有効にしない。
この内容を使うレシピ：Driveの複数PDFから要点まとめを作る
動かし方の違い
同じ作業でも、どこで・いつ動かすかで、確認の仕方が変わります。
その場で使う
Interactive画面で指示し、結果をその場で確かめながら進めます。最初はこの形から始めます。
- 都度確認
- 失敗しにくい
- 手間は残る
結果を毎回確かめたい作業、手順がまだ固まっていない作業に向く。
裏で進める
Background指示したあと、AIが別の場所で作業を進め、終わったら結果を返します。
- 待たずに済む
- 途中の確認が減る
- 結果の点検が必須
手順が固まっていて、完了後にまとめて確認できる作業に向く。途中の操作は記録を残す設定にする。
定期実行
Schedule決まった時刻や間隔で、同じ作業を自動で繰り返します。
- 時刻指定
- 繰り返し
- 止め方の確認
止める方法と、失敗したときの通知先を先に決めておく。
きっかけで動く
Event triggerメールの受信やファイルの追加など、外部の出来事をきっかけに動きます。
- 外部の出来事
- すぐ動く
- 誤作動への備え
想定外の出来事で動いたときに何が起きるかを先に確かめる。最初は通知だけにして様子を見る。
自動化してよいかの判断
自動化は、手間が減る代わりに「気づかないうちに間違う」危険が増えます。始める前に4つを確かめます。
繰り返しの多さ
Frequency週に1回以上ある作業は、型にする価値があります。月に1回以下なら、手順書だけで足りることが多くあります。
- 回数
- 所要時間
- 型にする価値
週1回以上・毎回10分以上・手順がほぼ同じ、の3つがそろえば型にする。
取り消せるか
Reversibility取り消せない操作を含む作業は、自動化しないか、必ず人の確認を挟みます。
- 送信
- 削除
- 支払い
取り消せない操作の直前で止め、人が確認してから実行する流れにする。
最小の権限
Least privilegeまず読み取りだけで試し、必要になった操作だけを後から許可します。
- 読み取りから
- 段階的に
- 範囲を絞る
最初は読み取りだけを許可して試す。書き込みや送信は、結果を何度か確かめてから追加する。
止め方と戻し方
Stop & recover動かす前に、止める方法と元に戻す方法を確認します。これが分からない自動化は始めません。
- 止める方法
- 接続の解除
- 元に戻す手順
①止める方法 ②接続を解除する方法 ③誤って変更されたデータを戻す方法
この内容を使うレシピ：複数メールの未読を要約・返信案作成する