複数メールの未読を要約・返信案作成する
Gmailの未読メールを決まった時間に確認し、要点・対応事項・返信案までまとめる手順です。送信前は必ず人が確認します。
- Gmail接続
- ChatGPTの通常チャットを使ったことがある
- GmailをChatGPTに接続できるGoogleアカウント
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- 無料プランでも試せる
Gmailの接続・操作には、Google側の権限とChatGPT側のアプリ設定が適用される
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
先にGmailを手動で読める状態にする
この記事は、Lv.2「Gmailの未読メールから要対応一覧を作る」の続きです。まだGmailを接続していない場合は、先にLv.2の記事で接続と手動確認まで済ませます。 ChatGPTの `設定` → `アプリ` でGmailが接続済みになっているか確認します。会社のGoogle Workspaceでは、管理者の許可が必要な場合があります。
✓ 新しいチャットでGmailを使い、最近のメールを検索・要約できればOK
自動で見る範囲を小さく決める
最初から受信箱全体を対象にしません。「未読」「過去24時間」「広告・メルマガ・自動通知を除外」のように条件を絞ります。 最初のテストでは3〜5件だけを対象にします。金額、契約、採用、個人情報を含むメールは、社内ルールを確認してから対象にします。
✓ 誰のどのメールを、何件まで確認するかを1文で説明できればOK
人が確認する場所を先に決める
この手順では、ChatGPTが作るのは「要約・対応事項・返信案」までです。メールの送信は自動化しません。 返信案に金額、日付、納期、約束、添付資料への言及がある場合は、送信前に元メールと照合します。
✓ 「返信案を確認してから人が送る」が運用ルールとして決まっていればOK
スケジュール済みタスクを作る
ChatGPTのサイドバーから `スケジュール` を開き、新しいタスクを作ります。例として「毎営業日の8:30」のように設定します。 Gmailアプリがそのアカウントで使えるかも確認します。
✓ タスク一覧に名前、次回実行、実行条件が表示されていればOK
下のプロンプトをタスクに入れる
タスクの指示には、対象メール、除外条件、出力項目、返信案の作り方、人の確認が必要な項目を書きます。 期限や担当者を本文から推測で補わないようにし、分からない場合は「要確認」と出すようにします。
✓ タスクの指示に「送信しない」「要確認を残す」が入っていればOK
1回目は少ない件数で結果を確認する
最初の実行後、タスク結果と元メールを照合します。送信者、件名、日時、依頼内容、期限、返信案に誤りがないかを見ます。 問題がなければ対象件数を増やします。対応済みのメールは、人がGmail側で既読にすると次回の未読対象から外しやすくなります。
✓ 3〜5件で元メールとの照合が終わり、誤りや抜けの傾向を把握できればOK
毎回の確認と止め方を決める
実行結果は `スケジュール` のタスクの会話から確認します。不要になった場合は `スケジュール` から一時停止または削除します。 Gmailとの接続自体を止める場合は `設定` → `アプリ` からGmailを切断します。
✓ タスクの一時停止・削除と、Gmailの切断場所を確認できれば完了
→ 自動にしてよいかと止め方を考えるなら：自動化してよいかの判断
使うプロンプト例
接続済みのGmailから、未読メールを確認してください。 対象: - 前回の実行以降に届いた未読メールを優先 - 最初は最大5件 - 広告、メルマガ、自動通知は除外 各メールについて次の順で整理してください。 1. 送信者 2. 件名 3. 受信日時 4. 要点を2〜3行 5. 返信が必要か: 必要 / 不要 / 要確認 6. 自分が対応すること 7. 期限: 本文に明記されている場合だけ記載 8. 確認が必要なこと 9. 返信案: 返信が必要な場合だけ、3〜6行で作成 ルール: - メールは送信しない - 既読化、アーカイブ、削除、ラベル変更などGmailの状態を変更しない - 本文にない期限、担当者、約束、金額を補わない - 推測が必要な内容は「要確認」と書く - 金額、日付、納期、契約条件、添付資料への言及がある返信案には「送信前に原文確認」と付ける - 同じスレッドは可能なら1つにまとめる
うまくいかないとき
- タスクが動かないのはなぜ？
- `スケジュール`でタスクが一時停止になっていないか、次回実行時刻が入っているかを確認します。Gmailが切断されている場合や、Google Workspace管理者が必要な権限を許可していない場合も実行できません。
- Gmailを読めない、権限エラーが出るのはなぜ？
- GoogleアプリにはGoogle側のOAuth権限とChatGPT側のアプリ権限が適用されます。OpenAIの現行FAQではGmailの管理者スコープとして `gmail.modify` が案内されています。会社アカウントでは管理者がこのスコープを承認しているか確認します。
- メールが多くて途中で止まるときは？
- 1回の対象を「最大5件」「特定の送信者」「特定の件名」「過去24時間」のように絞ります。ChatGPTのタスク自体にもプランごとの利用上限があり、1時間より短い間隔では実行できません。
- 同じメールが何度も出るのはなぜ？
- 未読のまま残していると、次回も対象になる場合があります。人が確認して対応を終えたメールはGmail側で既読にします。自動で既読化させると処理済みの判断までAIに任せることになるため、最初は人が行います。
- 返信案に書かれていない約束が入るときは？
- プロンプトに「本文にない期限、金額、担当者、約束を補わない」と入れます。それでも重要な内容が含まれる場合は、返信案をそのまま送らず元メールと照合して修正します。
安全に使うために
注意事項
- 返信案は必ず人が確認し、この手順では自動送信しません。
- 最初は3〜5件だけで試し、対象範囲を広げるのは元メールとの照合後にします。
- OpenAIのGoogleアプリFAQではGmailに `gmail.modify` スコープが案内されています。会社のGoogle Workspaceでは、管理者が許可した範囲を確認します。
- タスクを止めるときは`スケジュール`から一時停止または削除します。Gmail監視・参照自体を止めたい場合は「設定」→「アプリ」からGmailを切断します。
- 実行結果はタスクの会話と`スケジュール`から確認します。重要な返信は元メールと照合した記録を残します。
広告関連する本
- Claude 最強のAI自動化術 AI仕事術シリーズ池田朋弘
手作業の手順を、自動で動く形にしていきたいときに。
- 実践Claude Code入門―現場で活用するためのAIコーディングの思考法 エンジニア選書西見 公宏・吉田 真吾・大嶋 勇樹
AIにコードを書かせる場面まで踏み込みたいときに。
Amazonのアソシエイトとして、AI業務効率化・自動化レシピは適格販売により収入を得ています。
新着レシピ
もっと使いこなす