業務の説明から専門用語の用語集を作る
業務の説明文から、初心者が迷いやすい用語と短い説明の一覧を約10分を目安に作ります。社内独自の意味を一般的な意味と混ぜず、根拠のある説明と未確認の用語を分けます。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
手順はChatで書く。組織のAI利用規程を確認し、結果を元の材料と照合する
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
外部サービスを接続せず、結果を元の材料と照合する
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
説明文に見出しを付ける
新任者へ渡す業務の説明を短く用意し、段落にD1、D2のような番号を付けます。略語の意味が書かれた部分を含めます。見本では、担当の受け渡しと確認の状態を説明します。
✓ 用語が出る段落と、その意味を説明した段落を区別できる。
用語と説明の表を依頼する
説明文を貼るか、ファイルのまま渡し、下のプロンプトを送ります。用語、読み方、短い説明、原文の用例、根拠の段落番号を列にします。読み方や意味が書かれていない場合は、未確認とします。
✓ 出力する列と、社内の意味を原文に限定する条件が伝わっている。
社内の意味と照合する
各用語の説明を、根拠の段落と読み比べます。同じ略語の一般的な意味が混ざっていたら、該当行を直します。原文にない読み方や正式名称も、担当者への確認事項に戻します。
✓ 説明が原文の意味に合い、推測した意味や読み方が確定扱いになっていない。
説明の難しさをそろえる
新任者に伝わらない言葉を指定し、「この用語を別の専門用語で説明せず、1文にする」と依頼します。短くした説明を原文と比べ、業務上の条件が消えていないか確かめます。
✓ 1文の説明でも意味が変わらず、用例と根拠が残っている。
確認済みと未確認を保存する
用語表と未確認の一覧をコピーし、資料の版・確認日を付けます。不明な意味は担当者に確認してから追記します。同じ意味の別名をまとめた場合も、元の表記が探せる形で残します。
✓ 保存した表で、使える説明と担当者への確認が必要な用語を区別できる。
使うプロンプト例
以下の業務説明から、新任者向けの用語集を作ってください。 D1 受付担当は、依頼を確認して担当部署へ渡す。この受け渡しを「振り分け」と呼ぶ。 D2 依頼の「保留」は、必要な情報が足りず、確認を待っている状態を指す。 D3 この部署では、説明がない略語「R確認」も使っている。 表の列は、用語・読み方・初心者向けの1文の説明・原文の用例・根拠のD番号にしてください。 この資料での意味だけを使い、一般的な業界用語の意味を混ぜないでください。 書かれていない読み方や正式名称は「未確認」とし、意味が説明されていない用語は別の確認事項にしてください。 同じ意味の別名をまとめる場合は、元の表記も残してください。
うまくいかないとき
- 別の意味で説明されたらどうするか
- 社内での使い方と一般的な意味が混ざっています。根拠の段落を指定し、「この資料での意味だけに直す」と依頼します。
- 用語が多すぎるときはどうするか
- 新任者が最初の1週間で使う範囲など、対象を絞ります。出力する用語数を指定しても、原文にない用語で数を埋めないよう伝えます。
- 説明がさらに難しくなったらどうするか
- 分かりにくい言葉を挙げ、短い日常語で説明し直させます。重要な条件が省かれていないか、元の段落を見直します。
安全に使うために
注意事項
- 社内略語や説明文を外部のAIへ渡してよいか、組織の規程を確認する
- 顧客名や案件番号を用語の用例に残さない
- 制度や契約に関わる用語の定義は、担当部署が確認する
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