新旧2つの資料から変更点を洗い出す
新旧2つの資料を渡し、追加・削除・変更された箇所を約15分で整理します。該当する見出しやページを付け、抜けと取り違えを確かめて、確認しやすい変更点一覧にまとめます。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
これで何ができるか
手順
旧版と新版を区別する
比較する2つの資料を用意します。ファイル名に「旧版」「新版」を付け、版や作成日を確認します。比較する章やページを絞ると、初回の確認を短くできます。
✓ どちらが旧版か、新版かをファイル名と内容で区別できる。
2つの資料と指示を渡す
2ファイルを添付し、下のプロンプトのファイル名を置き換えて送ります。文章を貼り付ける場合も「旧版」「新版」の見出しで分けます。Claudeでも同じ依頼を使えます。
✓ 読んだ2ファイルの名前と、比較対象の範囲が回答に出る。
変更の種類と場所を確認する
追加・削除・変更に分かれているか見ます。旧版と新版の見出し、ページ、元の文章が付いているか確認します。ページがずれた資料は、見出しと文章を頼りに対応を取ります。
✓ 各変更点から、両資料の該当箇所を探せる。
原資料に戻って照合する
期限、金額、担当者、必須条件の変更はすべて原資料で確認します。さらに変更なしとされた章を1つ見て、抜けがないか確かめます。読めなかった箇所は比較済みにしません。
✓ 重要な変更点を原資料で照合し、未確認の範囲を特定できる。
一覧を保存して担当者に確認する
変更点一覧と未確認事項を文書へコピーして保存します。担当者への影響がある変更は、原資料の管理者に確認します。原資料は書き換えず、比較結果を別に残します。
✓ 一覧に旧版・新版の名前、変更内容、位置、未確認事項が残っている。
使うプロンプト例
添付した2つの資料を比較し、変更点一覧を作ってください。 - 旧版:旧版.pdf(実際のファイル名) - 新版:新版.pdf(実際のファイル名) - 比較範囲:本文全体。図・画像の変更は、内容を読めた範囲だけ別に記録してください。 最初に、読んだファイル名と、比較できた範囲・読めなかった範囲を示してください。 変更点の列は、種類(追加・削除・変更)、項目、旧版の短い該当箇所、新版の短い該当箇所、位置(ページと見出し)、確認すべき点。 期限、金額、担当者、必須条件の変更を先に並べてください。意味の変更と、表記だけの変更を分けてください。 ページ番号はファイル先頭を1として扱い、確かめられない位置は推測で書かないでください。長い原文を転載せず、照合に必要な短い箇所だけ示してください。 原資料は変更しないでください。変更なしと判断した章も短く列挙し、不明な箇所は未確認として残してください。
うまくいかないとき
- 旧版と新版が逆になったときは
- 正しいファイル名と版の日付を示し、対応を確認してから比較をやり直します。追加と削除も逆になるため、全体の種類を見直します。
- 変更点が抜けているときは
- 比較する章を1つに絞り、その章の新旧を再比較します。全体比較の結果に足すときも、重複した行と未確認の範囲を確かめます。
- PDFの図や文字を読めないときは
- 該当ページを未確認として残します。文字を選択できる資料や必要な部分の画像を渡し、読み取れた内容を原資料と照合してから一覧に足します。
安全に使うために
注意事項
- 社外秘の資料は、会社が許可したAI環境にだけ渡す。比較に不要な個人情報は除く。
- AIの一覧は確認の補助として使う。重要な変更を原資料で確かめ、原資料は書き換えない。
次の一歩
広告関連する本
- 基礎からDALL·E、GPTsまで徹底解説 ChatGPT スゴイ活用術AI部
ChatGPTの基本から、画像生成やGPTsまでを一冊で見渡したいときに。
- AI導入で今後は教えてもらえない 紙1枚すごい仕事術内田 晋平
AIにまとめさせた内容を、紙1枚の形にして人に伝えたいときに。
Amazonのアソシエイトとして、AI業務効率化・自動化レシピは適格販売により収入を得ています。
新着レシピ
もっと使いこなす

