申込一覧の重複と空欄をチェックする
申込一覧の重複候補と必須項目の空欄を約10分で点検します。元データを残したExcelに確認用の列を追加し、元の行番号と件数を照合して、修正が必要な行を見つけます。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat
- 利用条件
- 無料プランのChatでも作れる。Workは有料プラン以上
ファイル作成機能が必要。ChatGPTのChatでは、作成後に出る「ダウンロード」のリンクかファイルのカードから保存する
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat/Claude Code
- 利用条件
- Chatは無料プランでできる。Claude Codeは有料プラン以上
ファイル作成の記事ではコード実行とファイル作成が必要。組織で無効になっている場合は管理者に確認する
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
点検の決まりを決める
必須項目と重複の判断に使う列を決めます。今回は申込ID・氏名・メール・希望日を必須とし、同じメールで同じ希望日の行を重複候補にします。
✓ 必須4列と、重複候補にする条件を言葉で説明できる。
架空の申込一覧を渡す
まず下のプロンプトに入れた架空の5行で試します。実際の一覧はファイルのまま添付しても構いません。元の内容を直さず、点検用の列だけを足すよう指示します。
✓ 入力が5行として認識され、列名と点検条件が回答に出る。
指摘された行と理由を確認する
重複候補、必須空欄、前後の空白や大文字小文字の違いを見ます。勝手に行を削除したり、空欄を補ったりしていないか確認します。
✓ 架空データの2行目と3行目が重複候補、4行目のメールと5行目の氏名が空欄として出る。
点検用のExcelを作る
内容を確認したらxlsxファイルを作るよう依頼します。「元データ」「点検結果」「集計」の3シートとし、点検結果には元行番号を付けます。Claudeでも同じ指示を使えます。
✓ 3シートがあり、点検結果から元の行をたどれる。
保存して件数を合わせる
ファイルを保存して開きます。元データと点検結果がどちらも5行で、元の値が変わっていないか比べます。重複候補を削除する判断は、この点検とは分けて行います。
✓ 元データ5行・点検結果5行で一致し、確認理由を読める。
使うプロンプト例
次の架空の申込一覧を点検してください。 - 必須:申込ID、氏名、メール、希望日。 同じメールと同じ希望日の組を重複候補にします。判定用にはメール前後の空白を除き、大文字小文字を区別しません。原値は変えないでください。 | 申込ID | 氏名 | メール | 希望日 | | --- | --- | --- | --- | | 001 | 架空 一郎 | one@example.com | 2026-10-10 | | 002 | 架空 二郎 | two@example.com | 2026-10-11 | | 003 | 架空 二郎 | TWO@example.com | 2026-10-11 | | 004 | 架空 三郎 | | 2026-10-12 | | 005 | | five@example.com | 2026-10-12 | 行の削除、空欄の補完、メール送信はしないでください。元の行順とIDの先頭のゼロを保ってください。 各行に元行番号、重複候補グループ、必須空欄、表記差、確認理由を付け、最初に点検結果を示してください。元行番号は見出しを含めず1から数えます。 私の確認後に「元データ」「点検結果」「集計」の3シートでxlsxを作ってください。元データ行数、点検結果行数、重複候補の行数、空欄がある行数を報告してください。重複候補の行数と、グループ数を混同しないでください。
うまくいかないとき
- 同じ人が二重に申し込んだと決めてよい
- 同じメールでも別の申込みの可能性があります。ここでは候補を見つけるだけにし、削除や統合は受付担当者が原情報を確認してから行います。
- 空欄がゼロや推測の値になったときは
- 元データを変えず、空欄のまま点検結果へ理由を付けるよう再依頼します。修正版でも該当セルと行数を確認します。
- IDの先頭のゼロが消えたときは
- 申込IDを文字列として保存するよう頼みます。ファイルを開いて001から005までが、元の表記どおりか確かめます。
安全に使うために
注意事項
- 初回は架空データを使う。実際の氏名やメールアドレスを渡す際は、会社のAI利用規程と扱える範囲を確認する。
- 元一覧を残し、点検結果だけで申込みを削除したり連絡したりしない。
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