PDFの表からExcelファイルを作る
PDFの表を、列や数値を保ったExcelファイルに約15分で移します。抽出するページと表を指定し、元の行数・単位・合計と照らし合わせて、転記ミスを確かめます。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat
- 利用条件
- 無料プランのChatでも作れる。Workは有料プラン以上
ファイル作成機能が必要。ChatGPTのChatでは、作成後に出る「ダウンロード」のリンクかファイルのカードから保存する
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat/Claude Code
- 利用条件
- Chatは無料プランでできる。Claude Codeは有料プラン以上
ファイル作成の記事ではコード実行とファイル作成が必要。組織で無効になっている場合は管理者に確認する
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
抽出する表を1つに絞る
PDFを開き、対象ページと表の名前を控えます。初回は文字を選択できる小さな表を使い、見出し・明細の行数・単位を確認します。
✓ 対象のページ、表の名前、明細の行数が分かっている。
PDFと指示を渡す
PDFを添付し、下のプロンプトの対象ページと表名を置き換えて送ります。ドラッグで渡すほか、利用中の接続機能から読む方法もあります。接続の設定はこの記事では扱いません。
✓ 読んだファイル名、対象ページ、列見出しが回答に出ている。
読み取れないセルを確認する
まず読み取り結果の先頭・末尾の行と、不明なセルを見ます。桁や列がずれていたら、該当行を示して修正を頼みます。空欄をゼロで埋めないよう伝えます。
✓ 不明なセルが特定され、読めない値が推測で埋められていない。
Excelファイルを受け取る
列のずれを直したら、xlsxファイルを作るよう依頼します。Claudeでも同じ指示を使えます。表が会話に出ただけの場合は、保存できるExcelファイルを明示して求めます。
✓ 拡張子xlsxのファイルを受け取れる。文章中の表だけではない。
原本と保存した表を照合する
Excelファイルを保存して開き、列見出し、明細の行数、先頭・末尾の値をPDFと比べます。合計がある表では合計も比べ、単位が消えていないか確かめます。
✓ 元の行数・値・単位と一致し、不明なセルを追える。
使うプロンプト例
添付PDFの指定した表を、編集できるExcelファイル(xlsx)にしてください。 - 対象ページ:1ページ目 - 対象の表:売上実績表(実際の表名) 元の列順、見出し、明細の行、注記、単位を保ってください。ページ番号はPDFファイルの先頭を1とします。 読み取れないセルは推測しないで空欄にし、別の「確認事項」シートに元ページ、行の目印、列名、理由を記録してください。空欄とゼロ、負数、桁区切りを区別してください。商品コードなど先頭のゼロがある識別子は文字列として保ってください。 最初に対象表の列見出し、明細行数、先頭と末尾の行、不明なセルを示してください。対象が1つに決まらない場合は、ファイルを作る前に質問してください。 内容の確認後に「抽出表」「確認事項」の2シートでxlsxを作り、ファイル名と照合した項目を報告してください。集計や要約は追加しないでください。
うまくいかないとき
- 表を読み取れないのはなぜ
- 画像として保存されたPDFは、文字の認識で間違うことがあります。今回は文字を選択できるPDFで試し、画像PDFの値は全セルを照合するか、別の文字読み取り手順へ分けます。
- 列や数値がずれたときは
- ずれた行の目印と正しい列名を伝えます。PDFの該当部分と比べ、修正後は先頭・末尾だけでなく、ずれの周辺の行も確認します。
- Excelファイルが出てこないときは
- xlsxで保存できるファイルが必要だと再依頼します。ファイル作成機能が使えない場合はそこで止めます。ChatGPTのChat(無料プラン)とClaudeでファイルを作れることを確認済みです。
安全に使うために
注意事項
- 社外秘のPDFは、会社が許可した環境にだけ渡す。PDFに含まれる個人情報は必要な範囲に絞る。
- 元のPDFを残し、金額や識別子を人が照合してから業務に使う。
次の一歩
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