メモから業務報告書の下書きを作る
箇条書きの作業メモから、実施内容・結果・問題点・次の対応が分かる業務報告書の下書きを作ります。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
数値、日時、完了状況など事実関係は元メモや記録で確認する。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
数値、日時、完了状況など事実関係は元メモや記録で確認する。
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
BEFORE作業メモは残っているが、報告書の形に整えるのに毎回時間がかかる。
AFTER実施内容、結果、問題点、次の対応が分かれた報告書の下書きができている。
手順
1
元メモをそのまま用意する
日時、実施内容、結果、気づき、未対応事項を箇条書きのまま渡します。
✓ 報告に必要な事実が含まれていればOKです。
2
報告先と目的を伝える
上司向け、チーム共有など、誰に何を伝える報告書かを指定します。
✓ 読み手と目的が明確ならOKです。
3
報告書の形に整理する
概要、実施内容、結果、問題点、次の対応の順に下書きを作ります。
✓ 事実と今後の対応が分かれていればOKです。
4
元メモと照合する
数値、日時、完了・未完了を元メモで確認します。
✓ 重要な事実を再確認できていればOKです。
使うプロンプト例
業務報告書の下書き役
次の作業メモを、業務報告書の下書きに整理してください。 元メモにない成果、理由、数値は作らず、不明な点は「要確認」としてください。 ## 報告先と目的 [上司向け、チーム共有など] ## 作業メモ [日時、実施内容、結果、気づき、未対応事項] ## 出力形式 概要、実施内容、結果、問題点、次の対応の順に、各見出し3点以内で出してください。 事実と所感は分けてください。
うまくいかないとき
- 文章が長くなる
- 「各見出し3点以内。結論を先に」と指定します。
- メモにない成果を追加する
- 「書かれていない成果や理由は作らず、不明とする」と追加します。
- 問題点と感想が混ざる
- 「確認できる事実、所感、次の対応を分ける」と指定します。
安全に使うために
注意事項
- 顧客情報・社内機密は必要に応じて匿名化する。
- 数値、日時、完了状況は元記録で確認する。
- AIが補った理由や成果を事実として使わない。
補足
業務報告は、文章をきれいにすることより、実施した事実と次の対応を正確に分けることが重要です。AIには構成と文章化を任せ、事実は元記録で確認します。
次の一歩
広告関連する本
- 基礎からDALL·E、GPTsまで徹底解説 ChatGPT スゴイ活用術AI部
ChatGPTの基本から、画像生成やGPTsまでを一冊で見渡したいときに。
- AI導入で今後は教えてもらえない 紙１枚すごい仕事術内田 晋平
AIにまとめさせた内容を、紙1枚の形にして人に伝えたいときに。
Amazonのアソシエイトとして、AI業務効率化・自動化レシピは適格販売により収入を得ています。
新着レシピ
もっと使いこなす