Lv.2 基本

Driveの社内資料から入社準備表を作る

使うAIOpenAIChatGPT

Driveの手順書と案内資料をつなぎ、担当・期限・確認先が分かる入社準備表を約25分で作ります。資料にない期限や判断は補わず、根拠と未確認事項を残してExcelに保存します。

始めるのに要るもの
  • Google Drive接続
  • ChatGPT Workを利用できるアカウント
  • 対象データにアクセスできるGoogleアカウント

AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。

対応AIと実装条件

同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。

OpenAIChatGPT
使えるツール
Work
利用条件
Work を使うので Plus 以上

サービスの認可と操作の許可は別に確認する。利用可否は組織設定や提供状況で異なる。外部データへの書き込みは行わない

手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。

公式情報3件

これで何ができるか

BEFORE入社準備の案内や手順書が分かれ、何をいつまでに誰が用意するか見落としやすい。
AFTER元資料と照合した入社準備表を保存し、担当者が期限と抜けを確認できる。

手順

1

架空の入社準備資料を用意する

初回は入社案内・備品手順・アカウント申請の架空資料をDriveの1フォルダへ置きます。実在する社員の個人情報は含めず、資料名と更新日を区別します。

✓ 3種類の資料と、対象フォルダのURLを確認できる。

2

使うサービスを接続する

ChatGPT Workのサイドバーで `プラグイン` を開き、Google Driveを選んで追加します。英語の画面では `Plugins` です。接続の案内に従い、対象データを持つGoogleアカウントを選びます。利用できない場合は、ここで止めて管理者や利用条件を確認します。

✓ Google Driveの接続状態と、使うGoogleアカウントを確認できる。

3

アクセス権と操作の範囲を確かめる

Googleの認可画面で、求められる閲覧・変更などの範囲を読みます。Google Drive以外のサービスも同時に表示されたら、その範囲も確認します。読むだけの権限に絞れるとは限りません。許可は会社の規程に従い、使わない操作は無効にできる範囲で切ります。

✓ 使うアカウント、許可した範囲、今回行う読み取りの操作を区別できる。

4

資料の版と対象を確かめる

下のプロンプトを送り、最初に対象ファイル名・更新日・URLを受け取ります。旧版と現行版が混ざった場合は、どれを使うか担当者が決めてから読み進めます。

✓ 読む資料の版が決まり、対象外の資料が分かる。

5

担当と期限の根拠を確認する

準備項目を入社前・当日・入社後に分けます。担当や期限に根拠があるか確認し、「入社日の3日前」などは元の相対表記も残します。決まりがない項目は確認事項へ分けます。

✓ 各項目に担当・期限の根拠と、元資料の位置が付いている。

6

準備表を保存して担当者に点検してもらう

確認した結果をxlsxにし、保存して開きます。元資料の作業が抜けていないか担当者が照合し、資料の変更がある場合は再度確認します。実際のアカウント発行や申請は実行しません。Drive に保存するよう頼むと「ChatGPT に Google Drive の使用を許可しますか?」と聞かれます。`一度だけ許可` を選びます(`常に許可` は選びません)。数字や単位を読み違えることがあるので、少なくとも数行は元の表と1つずつ見比べます。

✓ 準備項目・未確認事項の2シートを開け、根拠を追える。

使うプロンプト例

Driveの社内資料から入社準備表を作る
接続したGoogle Driveの指定フォルダから、架空の入社準備資料を読み、入社準備表を作ってください。
- 対象:入社準備用フォルダのURLをここに入力
- 範囲:入社案内、備品手順、アカウント申請。下位フォルダは対象外。
最初に対象ファイル名、更新日、版の記載、URLを一覧にしてください。更新日だけで現行版と決めず、旧版が混ざっていたら使う資料を質問してください。
私の確認後に、準備項目、時期(入社前・当日・入社後)、担当、元の期限表記、前に終える作業、確認方法、出典URLと見出しを整理してください。
担当・期限・申請先が資料にない場合は推測せず「未確認」にしてください。法令上の期限を自分で追加せず、資料から確認できる社内手順だけを扱ってください。
内容の確認後に「準備項目」「未確認事項」の2シートでxlsxを作ってください。原資料の変更、実際の申請、アカウント発行、メール送信は行わないでください。

うまくいかないとき

旧版と新しい案内が混ざるときは
資料の版を管理者に確認し、使用するファイルを指定します。ファイルの更新日だけで、新しい内容と判断しないよう伝えます。
担当や期限が空欄になるときは
元資料に根拠を見つけられない場合もあります。AIに補わせず、社内の担当者へ確認する項目として残します。
資料が読めない、途中で止まるときは
接続したアカウントと閲覧権限を確認します。まず1資料から試し、最終的に対象資料すべてと準備項目を照合します。

安全に使うために

注意事項

  • 初回は架空の資料や少量のデータで、読むだけの作業を試す。対象を指定しても接続権限そのものがその範囲に限定されるわけではない。
  • 会社の規程に従って必要な接続だけを許可する。元データの編集、共有、削除、送信、予定の変更は依頼しない。
  • 不要になった接続は、Googleアカウントのサードパーティとの接続で対象サービスを確認する。アクセス権を削除する項目から解除し、接続できなくなったか確かめる。プラグインをアンインストールしても、別に認可が残る場合もある。

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