集計条件からExcelの関数案を作る
数えたい条件とセル範囲を伝え、ExcelのCOUNTIF関数案と確認例を約10分を目安に作ります。見出しを含めない範囲と条件を点検し、見本を手で数えた結果と照合します。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
手順はChatで書く。組織のAI利用規程を確認し、結果を元の材料と照合する
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
外部サービスを接続せず、結果を元の材料と照合する
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
セルの位置と条件を書く
数えたい列の見出し、先頭と末尾のセル、条件を短く書きます。下の見本ならB1が見出し、B2からB6が状態で、「完了」の個数を数えます。実際の顧客や取引の一覧は使わず、小さな見本にします。
✓ 見出し・対象範囲・条件が分かれ、条件が1つになっている。
数式案と説明を依頼する
見本を貼るか、ファイルのまま渡し、下のプロンプトを送ります。数式案、引数の説明、見本の期待結果を求めます。AIが実際のExcelで動かしたと説明しても、実行済みの証拠とは扱いません。
✓ COUNTIFの数式案と、範囲・条件の説明が分かれて出ている。
範囲と条件を公式説明で見る
Microsoftの公式説明と比べ、COUNTIFの範囲と検索条件が2つの引数になっているか確かめます。見出しB1が範囲に混ざっていないか、文字条件に引用符が付いているかも見ます。
✓ 見本なら範囲がB2:B6、文字条件が「完了」で、見出しを数えていない。
見本の値を手で数える
B2とB4が「完了」なので、期待結果は2です。AIの示した結果と照合します。見本にない状態「保留」で数える場合も、0になるか確かめます。食い違いがあれば、対象のセルと条件を伝え直します。
✓ 見本の2件と、該当がない場合の0件を、手で数えた結果と照合できる。
数式案と確認例を保存する
数式案をコピーし、対象範囲・条件・期待結果と一緒に保存します。実際のExcelへ入れる前に、対象の版と数式の区切り文字を確認します。本番の表へ適用するときも、小さな見本で結果を確かめます。
✓ 数式だけでなく確認例が残り、実際のExcelでの検証前と分かる。
使うプロンプト例
次の見本から、「完了」と一致するセルを数えるExcelのCOUNTIF数式案を作ってください。 B1：状態（見出し） B2：完了 B3：作業中 B4：完了 B5：未着手 B6：（空のセル） 数える範囲はB2:B6だけで、見出しB1を含めません。空欄や、先頭・末尾に余分な空白がある別の値を、勝手に完了へ直さないでください。 出力は、数式案・範囲と条件の説明・見本の期待結果・確認する点の4つに分けてください。 見本を手で数えた期待結果は2です。該当がない「保留」を条件にした場合の確認例も示してください。 条件は1つだけとし、マクロやスクリプトは作らないでください。実際のExcelで実行したとは書かないでください。 文字の大文字と小文字を区別したい場合や複数条件が必要な場合は、COUNTIFだけで対応できると断定せず、範囲外の確認事項にしてください。
うまくいかないとき
- 数式に見出しが入ったらどうするか
- 先頭と末尾のセルを指定し直します。見出しB1を除き、データのB2:B6だけを数える案へ直させます。
- 期待した件数と違うならどうするか
- 見本を手で数え、完全に同じ表記か、余分な空白がないか見ます。AIの説明だけで値を補正せず、元のセルと条件を確認します。
- 複数の条件で数えたいときはどうするか
- 今回のCOUNTIF案は1つの条件を扱います。条件を追加したまま数式を使わず、MicrosoftのCOUNTIFSの説明などを確認してから別の案を作ります。
安全に使うために
注意事項
- 顧客名や金額などを送らず、架空の状態だけで試す
- 実際の表を書き換える前に控えを取り、計算結果を人が確認する
- 業務で使う数式は、対象のExcelで検証してから適用する
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