長いメールから「要返信・要対応・期限」を整理する
長いメール本文から、返信が必要な内容、自分の対応事項、期限、確認が必要な点を分けて整理します。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
期限・金額・依頼内容など重要事項は元メールでも確認し、AIだけで判断しない。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
期限・金額・依頼内容など重要事項は元メールでも確認し、AIだけで判断しない。
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
BEFORE長いメールを読み直さないと、返信が必要なのか、自分が何をすべきか、期限がいつなのか分からない。
AFTER要返信、要対応、期限、確認事項が分かれており、次に何をすべきか判断できる。
手順
1
メール本文を用意する
署名や不要な引用を除き、確認したいメール本文を貼ります。
✓ 読み取ってほしい範囲だけが残っていればOKです。
2
自分の立場を伝える
宛先として何を確認したいか、担当者として何を知りたいかを一文で伝えます。
✓ 誰の立場で整理するかが明確ならOKです。
3
4項目に分けてもらう
要返信、要対応、期限、確認が必要なことに分けて整理します。
✓ 情報と自分の行動が分かれていればOKです。
4
元メールで重要事項を確認する
日付、期限、金額、依頼内容は元メールを見て再確認します。
✓ 重要事項を原文で確認できていればOKです。
使うプロンプト例
メールの要返信・要対応・期限の整理役
次のメールを、要約ではなく「要返信・要対応・期限・確認が必要なこと」に分けて整理してください。 メールに明記されていない期限や依頼は推測せず、不明と表示してください。 ## 私の立場 [宛先として読む、担当者として対応するなど] ## メール本文 [署名や不要な引用を除き、氏名・連絡先などを伏せて貼り付け] ## 出力形式 1. 要返信：返事が必要な内容と、返す相手 2. 要対応：私がすること／ほかの人がすること 3. 期限：日時と対象（メールにあるものだけ） 4. 確認が必要なこと：あいまいな点、足りない情報 各項目は箇条書きにし、該当するメールの一文を短く添えてください。
うまくいかないとき
- 要約だけになってしまう
- 「要約ではなく、要返信・要対応・期限・確認事項に分類してください」と追加します。
- 誰の対応か分からない
- 「私が対応することと、他の人が対応することを分けてください」と指定します。
- 書かれていない期限を補う
- 「メールに明記されていない期限は推測せず、不明と表示してください」と追加します。
安全に使うために
注意事項
- 氏名、メールアドレス、顧客情報など不要な個人情報は伏せてから入力する。
- 期限、金額、契約条件など重要事項は元メールで確認する。
- AIが作った返信判断を確認せず、そのまま送信しない。
補足
長いメールは、内容を短くするだけでなく「返信する」「対応する」「期限を守る」に分けると実務で使いやすくなります。AIには整理を任せ、重要事項は原文で確認します。
次の一歩
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