依頼メールから社外返信を下書きする
相手の依頼を取りこぼさず、確認が必要な点を残した社外メールの下書きを3分で作ります。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
機能や利用上限はアカウントで異なる。送信はChatGPTではなく利用者が行う。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
機能や利用上限はアカウントで異なる。送信はClaudeではなく利用者が行う。
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
メールから固有情報を外す
宛名、会社名、電話番号、金額、契約内容などを［取引先］や［日付］に置き換えます。原文をそのまま貼らないでください。
✓ 送信先を特定できる情報や、社外秘の添付内容が残っていなければOKです。
→ 外すべき情報の見分け方なら：入力する前に
プロンプトと匿名化した本文を貼る
「社外返信の下書き役」をコピーし、依頼メールを貼ります。返信に必ず入れたい条件があれば、最後に箇条書きで追加します。
✓ 依頼事項を箇条書きで確認する部分と、返信文の両方が出ていればOKです。
未確認事項と送信前の表現を確認する
期限、価格、可否などが推測で書かれていないかを確認します。返信文を自分のメールソフトへ移す前に、敬称と約束内容を見直します。
✓ 確認できない事項が「確認します」になり、約束していない内容が増えていなければOKです。
使うプロンプト例
次の依頼メールに対する社外向け返信の下書きを作ってください。 依頼事項を箇条書きで確認してから、丁寧で簡潔な返信文を出してください。 分からない期限・条件は推測せず、「確認します」と書いてください。 ## 依頼メール [ここに、固有名詞を伏せたメール本文を貼る]
うまくいかないとき
- 返信が長すぎる
- 「本文は250字以内。箇条書きは3点まで」と追加して、もう一度作らせます。
- 期限や金額を勝手に補ってしまう
- プロンプトに「書かれていない条件は推測しない」と入れ、元メールの該当箇所を確認します。
- 丁寧すぎて不自然
- 過去に自分が送った匿名化済みの文体例を1通だけ示し、「この温度感に合わせる」と指定します。
安全に使うために
注意事項
- 顧客名、メールアドレス、契約内容、未公開の金額は入力しない。
- 生成文は必ず人が確認し、ChatGPTから直接送信しない。
補足
社外メールは、内容の正しさよりも先に「約束していないことを書かない」確認が必要です。ChatGPTには完成稿ではなく、確認しやすい下書きを作らせます。
次の一歩
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