資料作成前に構成案を作る
目的、読み手、手元の材料から、伝える順番が決まった資料構成のたたき台を5分で作ります。
AIの種類・モデル・バージョンによって、画面や出力が記事と異なる場合があります。
対応AIと実装条件
同じ業務テーマでも、AIごとに使う画面・条件・確認が異なります。
- 使えるツール
- Chat／Work／Codex
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Work は Plus 以上。Codex は無料プランでも試せる
出力は構成案であり、根拠となる数値や事例は利用者が確認する。
手順は ChatGPT の Chat の画面で書いています。Work・Codex・デスクトップアプリでは、画面や渡し方が少し違います。
- 使えるツール
- Chat／Claude Code
- 利用条件
- Chat は無料プランでできる。Claude Code は有料プラン以上
出力は構成案であり、根拠となる数値や事例は利用者が確認する。
手順は ChatGPT の画面で書いています。Claude では、画面や渡し方が少し違います。
これで何ができるか
手順
目的と読み手を一文ずつ書く
「この資料を読んだあとに、読み手にどう判断・行動してほしいか」を書きます。読み手は役職や知識量まで具体的にします。
✓ 目的と読み手を見ただけで、資料の成否を判断できそうならOKです。
→ 目的や読み手の伝え方をもっと知るなら：前提を伝える
手元にある材料だけを箇条書きにする
数字、会議メモ、既存資料、決定済みの方針を箇条書きにします。不足している情報は、ないものとして明記します。
✓ 事実として使える材料と、まだ確認が必要な材料が分かれていればOKです。
構成案を出し、最初の結論を直す
「資料構成のたたき台役」を使います。出力された全体の結論が目的と違う場合は、結論だけ自分の言葉で修正して再生成します。
✓ 各ページに「何を伝えるか」が1文であり、作らない情報が混ざっていなければOKです。
使うプロンプト例
次の目的と読み手に合う資料構成を作ってください。 まず全体の結論を1文で示し、その後に「スライド番号・見出し・伝えること」を表で出してください。 事実として確認できない数値や事例は作らず、「要確認」と記してください。 ## 目的 [資料で達成したいこと] ## 読み手 [上司、顧客、社内チームなど] ## 手元にある材料 [箇条書き]
うまくいかないとき
- ありきたりな構成になる
- 読み手がすでに知っていることと、判断に必要なことを分けて渡します。
- 数字や事例を作ってしまう
- 「手元にない数値・事例は作らず、要確認と書く」と最後に追加します。
- ページ数が多すぎる
- 「5ページ以内。結論に不要な項目は削る」と制約を指定します。
安全に使うために
注意事項
- 未公開の売上、顧客名、契約条件をそのまま入力しない。
- 出力した数値、事例、結論は資料へ入れる前に原典で確認する。
補足
資料の質は、書き始める前に「誰に何を判断してほしいか」が決まっているかで大きく変わります。AIには構成の候補を出させ、根拠と結論は自分で決めます。
次の一歩
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